Project Management Officer (PMO)

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Heb jij een passie voor onderzoek en ontwikkeling op het gebied van Genetics, Reproduction and Development? Word je enthousiast van het begeleiden van onderzoekers en projecten? Wil je werken in een dynamisch team dat onderzoek doet naar vraagstukken van fundamenteel maatschappelijk belang?

Dan ben jij precies de persoon die we zoeken! De Grote Onderzoeksgroep GRAD zoekt een Project Management Officer die de groep en haar onderzoeksprojecten op management-, administratief en financieel vlak ondersteunt en een schakel vormt tussen de professoren van het team, de administratieve diensten van het Universitair Ziekenhuis (UZ) Brussel en de centrale diensten van de VUB.

JE TAKEN

Je werkt nauw samen met het management van GRAD. Initiatief nemen en proactief zijn, zijn belangrijke vaardigheden binnen deze functie. Een netwerker zijn is ook cruciaal.

Je concrete verantwoordelijkheden:

• Administratief-financieel beheer van GRAD en bepaalde onderzoeksprojecten, inclusief project- en personeelsbeheer, budgetopvolging, budgetoptimalisatie en HR-planning.
• Opvolging van contractuele en financiële aspecten van wetenschappelijke diensten en coördinatie en opvolging van dagelijkse operations, vergaderingen en projectvoortgangsrapporten.
• Ondersteunen en adviseren op het gebied van personeelszaken, financiën, onderzoeksprojecten en het verkrijgen van externe financiering.
• Algemene administratie (erkenningen, bestellingen, technische defecten melden en opvolgen, etc.) en administratie met betrekking tot ethische aanvragen en klinische studies.
• Het organiseren van projectevenementen en workshops, outreachactiviteiten, het coördineren van de toewijzing van bureaus en het beheer van de website.
• Single Point of Contact voor vragen van onderzoekers (bijv. PURE, mailinglijsten, enz.). Je zoekt oplossingen vanuit je eigen expertise en in afstemming met de administratie van het UZ Brussel en de centrale diensten van de VUB.
• Het faciliteren van communicatie tussen onderzoeksgroepen, UZ Brussel en VUB.
• Het optimaliseren van administratieve processen tussen de onderzoeksgroepen, UZ Brussel en centrale diensten van de VUB (HR, financiële diensten, Research, TechTransfer, communicatie), alsook het onderhouden van contacten met ons bredere institutionele netwerk.

Voor deze functie zal de VUB Health Campus in Jette als thuisbasis dienen.

3 - Profiel

Wat verwachten we van jou?

Essentiële vereisten:

• Je hebt een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent zeer bedreven in zowel gesproken als geschreven Engels (minstens CEFR C1), een goede kennis van het Nederlands is een pluspunt. Je kunt je boodschap gemakkelijk afstemmen op je doelgroep.
• Je bent zeer georganiseerd, met een talent voor effectief plannen om deadlines te halen en verder te gaan dan de ambitie van het projectvoorstel.
• Je hebt een sterke focus op details en affiniteit met cijfers. Je bent bedreven in Excel.
• Je bent een geboren netwerker en legt graag de link tussen professoren, UZ Brussel en de centrale diensten van de VUB.
• Je bent proactief, leergierig en werkt zelfstandig.
• Je kan een belangrijke bijdrage leveren aan het vereenvoudigen en optimaliseren van processen op basis van analyses, zowel adviserend als uitvoerend, om zo continue verbetering te stimuleren.
• Je bent een probleemoplosser en springt graag bij waar nodig.

Extra sterke punten:

• Je hebt ervaring met projectplanning en (financieel-administratief) beheer van academische R&D projecten, zoals Horizon Europe projecten.
• Je begrijpt de context van de VUB of een andere universiteit en hebt ervaring met het werken in grotere (academische) teams.
• Je hebt kennis van het Vlaamse, Belgische en Europese financieringslandschap (bv. FWO, VLAIO, FOD, Horizon Europe).
• Je gedijt in een internationale, diverse omgeving.

De VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, handicap en neurodiversiteit.ealth Campus in Jette als thuisbasis dienen.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

Wij bieden een voltijds contract aan van 1 jaar, te verlengen na een positieve evaluatie, met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 7, 8 of 9. Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

De positie wordt zo snel mogelijk ingevuld. De exacte startdatum is in overleg.

Aan de VUB ben je verzekerd van een open, betrokken en diverse werkplek waar je kansen krijgt om je carrière (verder) uit te bouwen.

Daarnaast geniet je ook van verschillende andere voordelen:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand OF een internetvergoeding van 20 euro per maand;
• Een open en informele werkomgeving met aandacht voor de balans tussen werk en privé, en uitzonderlijke vakantieregelingen met 35 verlofdagen (op basis van een voltijds contract), sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Kosteloze hospitalisatieverzekering;
• Volledige vergoeding van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer volgens VUB-beleid, en/of vergoeding als je met de fiets komt;
• Een ruime keuze aan maaltijden in onze campusrestaurants tegen aantrekkelijke prijzen;
• Uitstekende en betaalbare faciliteiten voor sport en beweging, een reeks kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf in de buurt van de campus, korting op vakantiekampen;
• De ruimte om je jobinhoud te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: leuke collega's met een gezonde drive.

5 - Geïnteresseerd?

Is dit de job waar je van droomt?

Solliciteer dan ten laatste op 5/5/2024 via jobs.vub.be en upload volgende documenten:

• je CV;
• je motivatiebrief waarin je duidelijk je voorkeur voor het project aangeeft
• je diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Onze sollicitatieprocedure ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening

Stap 2: Een vergelijkende test om je aanpak en begrip te beoordelen en om ons te helpen identificeren wat je goed doet en wat je nog moet leren. 

Stap 3: Een online sollicitatiegesprek. Er kan nog een gesprek op locatie volgen.

Heb je vragen over de functie-inhoud of de selectieprocedure? Neem contact op met Barbara Van Belle (Barbara.van.belle@vub.be of 0477 532 788).

Wil je weten hoe het is om aan de VUB te werken? Ga naar jobs.vub.be en kom alles te weten over onze campussen, voordelen, strategische doelstellingen en je toekomstige collega's.

Wil je meer informatie over EUTOPIA? Ga naar eutopia-university.eu en lees meer over de rol van de VUB in de ontwikkeling van de EUTOPIA-alliantie.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: externe financiering

Contract: [[filter3]]

Hoofdeenheid: Faculteit Geneeskunde en Farmacie

Omvang: 1

Functie: Projectleider/manager

Gradengroep: 7-8-9

Wijze van begeven: werving