Beleidsmedewerker onderwijs- en studentenadministratie

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze beleidsmedewerker  die graag de tanden zet in  onderwijs- en studentenadministratie en uitkijkt naar een volgende stap in de loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Voor onze  faculteit Geneeskunde & Farmacie zoeken we een beleidsmedewerker 'onderwijs- en studentenadministratie', verantwoordelijk voor de algemene coördinatie en het dagelijks beheer van deze administratie. In samenwerking met de decaan, directeur bevoegd voor onderwijs en collega's van het faculteitssecretariaat zorg je voor een vlotte studenten- en onderwijsadministratie en werk je aan de beleidsontwikkeling binnen deze domeinen.

Dit is een greep uit jouw takenpakket:

• Je geeft leiding en sturing aan de medewerkers en werkzaamheden binnen de facultaire onderwijs- en studentenadministratie; Je bent hierbij verantwoordelijk voor de organisatie, coördinatie, planning en werking met inclusie van de permanentie; 
• Je bent verantwoordelijk voor het opzetten en beheren van processen, systemen en documentenbeheer om de dagelijkse werking te ondersteunen, te faciliteren en te professionaliseren. Je bevordert een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering binnen en buiten de faculteit. In deze functie stippel je een digitaal beleid uit waarbij de digitalisering van administratieve en ondersteunende processen centraal staat, met bijzondere aandacht voor procesoptimalisatie en standaardisering;
• Je geeft advies en ondersteunt belanghebbenden en betrokkenen binnen de faculteit over beleidsvragen en - thema’s op het gebied van reglementen, compliance en procedures gerelateerd aan onderwijsadministratie;
• Je coördineert en optimaliseert processen en activiteiten binnen de onderwijs- en studentenadministratie zoals (niet limitatief): curriculumwijzigingen, deliberaties, uur- en examenroosters, inschrijvingen,  vrijstellingen, overmachten, PhD-administratie, enz… 
• Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de overkoepelende opleidingsraad en coördineert de opvolging van de daaraan gerelateerde processen met de centrale/facultaire reglementering (onderwijs- en examenreglement);
• Je bereidt de actiepunten voor de facultaire bestuursorganen voor en zorgt nadien voor de opvolging ervan; 
• Je neemt deel aan facultaire bestuursorganen met raadgevende stem om bij te dragen aan een vlotte en correcte bedrijfsvoering, en je staat in voor de tijdige uitvoering van besluiten;
• Je ondersteunt de directeur bevoegd voor onderwijs binnen de faculteit met het ontwikkelen, implementeren, evalueren en bijstellen van het beleid rond deze materie.

Voor deze functie zal Brussels Health Campus (Jette) je thuisbasis worden, [in combinatie met thuiswerk].

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt minstens over een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring;
• Je hebt ervaring in het aansturen, evalueren en motiveren van een team,
• Je bent idealiter vertrouwd met de academische wereld en hebt een inzicht in de onderwijsstructuren;
• Kennis van facultaire reglementen en procedures is een troef;
• Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en het Engels.
• Jouw skills in het gebruik van courante pc-toepassingen (MS Office, Outlook,...) zijn excellent, en je bent bereid je bij te scholen in de relevante softwaretoepassingen voor de uitvoering van de functie;
• Je bent proactief, sterk in coördinatie en je bent in staat om tijdig problemen te detecteren en een efficiënte oplossing voor te stellen;
• Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt of bij een tegenslag;

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 8, 9 of 10.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 13/03/2025 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 17/03/2025 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 27/03/2025 of 28/03/2025 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Caroline Pouders via Caroline.Pouders@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be of 0470/49.38.60.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werkingsuitkeringen

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Geneeskunde en Farmacie

Omvang: 1

Functie: Beleidsmedewerker

Gradengroep: 8-9-10

Wijze van begeven: werving