Administratief medewerker KIMA

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als administratief medewerker kom je terecht in het team van het vakgroepsecretariaat van de vakgroep KIMA (kinesitherapie, menselijke fysiologie en anatomie). In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de vakgroepcoördinator en de vakgroepvoorzitter en werk je nauw samen met de collega's van het secretariaat, de professoren, assistenten, onderzoekers en VUB administratie. Je staat in voor de uitvoering van de administratieve taken ter ondersteuning van de vakgroep op de campus Jette. Je treedt op als lokaal aanspreekpunt voor zowel studenten als personeel en bewaakt de vlotte werking van de vakgroep.

Een greep uit je takenpakket:

• Informatieverstrekking: Verstrekken van informatie met betrekking tot onderwijs (lesroosters, deadlines, examens, …), onthaal van nieuwe medewerkers, …
• Onderwijs- en onderzoeksadministratie: reservatie lokalen & catering, ondersteuning voor de organisatie van de examens.
• Financiële administratie van onderwijs, onderzoek en dienstbetoon, vb. het indienen van onkosten bij de financiële dienst, betalen van facturen of bestellen van materialen voor onderwijs.
• Personeelsadministratie: Administratief afhandelen en opvolgen van aanstellingen van nieuwe medewerkers.
• Ondersteuning bij de organisatie van evenementen zoals symposia, ceremonies,  doctoraatsverdedigingen
• Je bent verantwoordelijk, samen met je collega’s, voor de uitvoering van een breed administratief takenpakket: telefoon- en mailpermanentie, postbeheer, administratieve omkadering onderzoeksprojecten, input data in database, …

Voor deze functie zal Brussels Health Campus (Jette) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• je hebt een secundair diploma of gelijkwaardig door ervaring;
• sterke administratieve vaardigheden;
• je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek;
• je hebt een goede kennis van het Engels;
• je kan goed overweg met software en met de courante toepassingen in MS Office (Outlook, Word, Powerpoint, One Note, Excel, …);
• je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid,
• je staat erom bekend om nauwkeurig en resultaatgericht te zijn; je neemt concrete en gerichte acties om je doelstellingen te behalen;
• je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en administratieve processen;
• je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit, faculteit en vakgroep en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening;

• Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een halftijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 3, graad 4 of graad 5.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken een maandelijkse internetvergoeding ;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Stel je dan kandidaat vóór 8 maart 2026 via jobs.vub.be 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 9 maart 2026 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 23 maart 2026 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Linde Van Hecke via linde.van.hecke@vub.be of via 0479/276475.  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie

Omvang: 0.5

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 3-4-5

Wijze van begeven: vacature