Deel deze vacature

Administratief medewerker Faculteit Geneeskunde en Farmacie

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Binnen de werking van de faculteit Geneeskunde en Farmacie (GF) maak je deel uit van een poolsecretariaat dat voor de gebouwen D en E van de faculteit GF instaat voor het algemene administratieve en logistieke taken, onderwijsondersteunende taken en onderzoeksondersteunende taken. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de administratief coördinator van het poolsecretariaat en werk je nauw samen met het academisch personeel van de faculteit.

Hier is een greep uit jouw takenpakket:

Algemene administratieve en logistieke taken: Ondersteuning van het academisch personeel m.b.t. de financiële administratie; Behandelen en opvolgen van personeelsdossiers in het digitale platform TEO (opleiding wordt voorzien); Briefwisseling intern en extern; Dienstverlening aan balie en telefoon, mailing, klassement, bestellingen, aankoop en beheer kantoormateriaal, organisatie en voorbereiding vergaderingen;

Onderwijsondersteunende taken: Praktische organisatie van examens, opvolgen cursusmateriaal en plaatsen van aankondigingen op het leerplatform in functie van noden voor docenten betrokken bij onderwijs; Opstellen interne uurroosters en uurroostertemplates; Administratieve verwerking en organisatie van masterproeven

Onderzoeksondersteunende taken: Administratieve ondersteuning van de verschillende onderzoeken; Klassement documenten i.v.m. doctoraatsonderzoeken, in samenwerking met de directeur doctoral school health sciences and medicine

3 - Profiel

Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: administratieve en technische deskundigheid: je hebt een diploma van hoger middelbaar onderwijs of gelijkwaardig door ervaring;

Je bent sterk in administratieve verwerking en beschikt over bijzondere communicatievaardigheden, mondeling en schriftelijk zowel in het Engels als in het Nederlands, en organisatietalent;

Je bent flexibel;

Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Access);

Je houdt ervan om puzzels op te lossen. Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige manier.

Je werkt zeer nauwgezet en zorgvuldig met oog voor detail;

Klantgerichtheid is voor jou een essentieel begrip;

Je gaat steeds discreet en integer tewerk;

Je neemt graag initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;

Je bent een problem solver; je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen;

Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;

Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 3,4 of 5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).
5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Bezorg ons vóór 27/10/2019 je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef en een finaal gesprek op onze campus, gaat door in de week van 4 november 2019 (onder voorbehoud van wijzigingen).

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Caroline Pouders via mail: caroline.pouders@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar www.jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Regulation: externe middelen

Contract: onbepaalde duur

Head unit/faculty: Faculteit Geneeskunde en Farmacie

FTE: 1

Function: Administratief medewerker

Pay grade group: 3-4-5

Recrutement type: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.