Study Abroad Officer

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als Study Abroad Officer ben je het centrale aanspreekpunt voor inkomende en uitgaande uitwisselingsstudenten binnen de BSoG. Je begeleidt studenten, coördineert internationale mobiliteitsprocessen en draagt bij aan een warme en ondersteunende internationale community.

Jouw verantwoordelijkheden

Studentenmobiliteit

• Je coördineert inkomende en uitgaande uitwisselingsprogramma's.
• Je adviseert studenten over aanvragen, toelatingsprocedures en mobiliteitsprocessen.
• Je begeleidt studenten vóór, tijdens en na hun internationale ervaring.
• Je beheert studentendossiers, academische informatie en mobiliteitsadministratie.
• Je zorgt voor een correcte verwerking van mobiliteitsdocumenten en studieresultaten (transcripts).
• Je draagt actief bij aan de doelstellingen van het Education team door administratieve, organisatorische en operationele ondersteuning te bieden waar nodig.

Studentenondersteuning & betrokkenheid

• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor internationale studenten.
• Je ondersteunt onthaalactiviteiten en initiatieven die de studentencommunity versterken.
• Je begeleidt studenten bij praktische zaken zoals huisvesting, visumaanvragen en welzijn.
• Je volgt studentenkwesties op gedurende het semester en waar nodig coördineer je de juiste vervolgstappen.
• Je biedt ondersteuning aan studenten in dringende situaties, met inbegrip van occasionele bereikbaarheid buiten de reguliere werkuren.

Partnerschappen & programmaontwikkeling

•  Je onderhoudt contacten met internationale partnerinstellingen.
• Je ondersteunt mobiliteitsovereenkomsten en rapportering, waaronder Erasmus+-rapportering.
• Je draagt bij aan de continue verbetering van mobiliteitsdiensten en procedures.
• Je ondersteunt de ontwikkeling van nieuwe internationale samenwerkingen.
• Je verzamelt en volgt studentenfeedback op om de studentenervaring verder te verbeteren.
• Je helpt mee bij de promotie van de internationale programma's en activiteiten van de BSoG.

Je werkplek bevindt zich op de VUB-campus in Elsene, waar je minstens vier dagen per week aanwezig bent.

Je bent bereid om occasioneel tijdens avonden of weekends te werken in het kader van studentenactiviteiten, introductieprogramma's, rekruteringsevenementen, Open Dagen of dringende ondersteuningsvragen van internationale studenten.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt over een bachelordiploma in Office Management, International Management, Bedrijfsmanagement, Toegepaste Taalkunde, Sociale Wetenschappen of een verwante richting, of hebt gelijkwaardige relevante ervaring.
• Ervaring binnen het hoger onderwijs, internationale opleidingen of studentenwerking is een sterke troef.
• Ervaring met internationale uitwisselings- of mobiliteitsprogramma's is sterk aanbevolen.
• Je hebt een probleemoplossende en klantgerichte ingesteldheid en denkt daarbij creatief mee over oplossingen.
• Ervaring met e-learningplatformen (Canvas, Moodle, Blackboard, Connect of gelijkaardige systemen) is een pluspunt.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden en werkt nauwkeurig.
• Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je handelt vanuit integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijkheid, correctheid en transparantie.
• Je beschikt over een uitstekende kennis van het Engels en een goede werkkennis van het Frans. Kennis van het Nederlands is een bijkomende troef.

Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5 of graad 6. 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 26 oktober via jobs.vub.be 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een case-study opdracht om inzicht te krijgen in jouw aanpak, sterktes en ontwikkelingsmogelijkheden. Deze staat voorlopig gepland in de week van 2 november (onder voorbehoud van wijzigingen). 

Stap 3: Een finaal interview staat voorlopig gepland op 10 november (onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Juan Carlos Ruiz Coll via jobs_bsog@vub.be. Contacteer Sammy-Jo Van Tendeloo via SammyJo.Van.Tendeloo@vub.be.  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Sammy-Jo Van Tendeloo via SammyJo.Van.Tendeloo@vub.be.  

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: buiten werking

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Brussels School of Governance

Omvang: 1

Functie: Medewerker studentenzaken

Gradengroep: 5-6

Wijze van begeven: werving