Studietrajectbegeleider

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Studietrajectbegeleider die graag het multidisciplinair team van Studiebegeleiding versterkt en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn. De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

De VUB profileert zich als een 'Urban Engaged' universiteit die erop gericht is studenten te vormen als verantwoordelijke en geëngageerde individuen die met open en kritische geest kunnen functioneren in een complexe en superdiverse maatschappij.

Studiebegeleiding is een belangrijke actor in het gediversifieerd en gelaagd ondersteuningsaanbod voor de studenten. We willen alle studenten een gepaste ondersteuning bieden gedurende alle fasen van hun studieloopbaan, van voor de instroom (versterking studiekeuzeproces en startcompetenties), tijdens hun studieloopbaan (i.f.v. versterking studievoortgang en studentenwelzijn) tot de uitstroom (carrièrebeleiding). Veel studenten vinden gauw hun draai in een academische onderwijssetting, andere studenten weten nog niet wat er van hen verwacht wordt of weten zich nog niet optimaal te organiseren. Studiebegeleiding maakt deel uit van het vicerectoraat Onderwijs en Studentenzaken.

Studiebegeleiding omvat vier subteams (studietrajectbegeleiders, studiebegeleiders, studentenpsychologen en carrièrebegeleiders) en een thematische groepenwerking. Alle medewerkers kunnen algemene eerstelijnsinformatie bieden en zorgen voor een juiste doorverwijzing in het uitgebreide ondersteuningsaanbod dat getrapt is opgebouwd (zelf aan de slag-materiaal, groepsaanbod en individuele ondersteuning).

2 - Functiebeschrijving

Studietrajectbegeleiders gaan studenten informeren, adviseren en begeleiden de studenten doorheen hun studieloopbaan op vlak van studietraject. Studenten kunnen bij hen terecht met vragen over de opleidingen, heroriënteren, de combinatie van werken en studeren, spreidingsvoorstellen. Zij zijn het aanspreekpunt voor vragen over het onderwijs- en examenreglement (studievoortgangsregels, deliberaties, uitzonderingsmogelijkheden, leerkrediet).  

Zij begeleiden studenten ook in het samenstellen van hun individueel studietraject, rekening houdend met de specifieke situatie en noden van de student en de volgtijdelijkheidsvoorwaarden van de opleiding.

Tot slot zijn studietrajectbegeleiders vaak een eerste aanspreekpunt voor studenten wanneer het moeilijk loopt tijdens de studie.  

Dit zijn jouw belangrijkste taken: 

• Je informeert en adviseert studiekiezers over studeren in het hoger onderwijs, inhoud van de opleidingen en beroepsmogelijkheden tijdens studiekeuze- en onthaalactiviteiten;

• Je informeert studenten omtrent studiegerelateerde topics, zowel face-to-face, per e-mail, per chat als telefonisch;

• Je adviseert en begeleidt studenten bij:

  • de samenstelling van hun studieprogramma (vrijstellingen, toelatingsvoorwaarden, programmawijzigingen, ...);

  • studievoortgang (studievoortgangsbewaking, volgtijdelijkheid en leerkrediet);

  • studiebelasting (rekening houdend met de doelgroepen en persoonlijke omstandigheden);

• Je verwerkt administratief de studieprogramma's en studievoortgang van studenten;

• Je adviseert bij de ontwikkeling en uitvoering van het beleid inzake opleidingen en facultaire onderwijsprogramma's;

• Je bemiddelt met andere diensten en medewerkers omtrent het treffen van individuele regelingen voor studenten;

• Je ondersteunt en bereidt de deliberaties en studievoortgangscommissies voor;

• Je werkt mee aan projecten en acties rond ruime studiebegeleidingsthema's zoals studierendement en studentenwelzijn;

• Je draagt bij aan gelijke onderwijskansen en volwaardige onderwijsparticipatie van alle studenten;

• Je deelt kennis en expertise door deelname aan interne en externe werkgroepen en overlegmomenten over studiebegeleiding;

• Je denkt mee over nieuwe ontwikkelingen binnen het domein van studiebegeleidingwerkt mee aan nieuwe ontwikkelingen binnen studiebegeleidingstopics;

Voor deze functie zal campus Etterbeek en/of Campus Jette je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je behaalde een master of gelijkwaardig door ervaring;
• Je hebt ervaring met ondersteuning van studenten in het kader van studie(traject)begeleiding is een meerwaarde;
• Je hebt voeling met de leefwereld van studenten en een hart voor studenten;
• Je bent vertrouwd met de academische wereld en hebt ee goede kennis van de regelgeving in het hoger onderwijs;
• Je hebt een analytisch denkvermogen: je kan informatie snel verwerken en werkt oplossingsgericht;
• Je bent vlot en punctueel in het gebruik van studentadministratiesystemen;
• Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en het Engels;
• Je vaardigheden in het gebruik van courante pc-toepassingen (MS Office) zijn zeer goed; 
• Je kan goed omgaan met mensen. Je houdt ervan om een adviserende en begeleidende rol op te nemen;
• Je hebt zin voor verantwoordelijkheid en initiatief;
• Je kan een visie onderbouwen en uitdragen en vertalen naar concrete acties;
• Je werkt zelfstandig en bent organisatorisch sterk in plannen, uitvoeren, monitoren en als nodig bijsturen van taken;
• Je werkt graag in teamverband en bent collegiaal;
• Je bent flexibel en kan je aanpassen aan wijzgende omstandigheden en verschillende persoonlijkheden;
• Je bent veerkrachtig en stressbestendig. Je kan omgaan met weerstand en tegenslag;
• Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie;
• Je voelt je betrokken bij (het succes) van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van professionale, kwaliteitsvolle studentenbegeleiding om het VUB-project mee te realiseren

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we in totaal drie aanstellingen voor drie verschillende kandidaten (twee voltijdse en één halftijdse) van onbepaalde duur aan, met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 7 of graad 8.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken 
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 2 november via jobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma] 

De selectieprocedure wordt gezamenlijk georganiseerd voor de drie aanstellingen (2 voltijdse en 1 halftijdse). Geef in je kandidatuur gerust aan of je voorkeur uitgaat naar een voltijdse of halftijdse functie.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 10 november en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 18 november 2025 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Anske Mertens via Anske.Mertens@vub.be.  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Niet op werking

Contract: Onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Studiebegeleiding VUB

Omvang:2.5 FTE

Functie: Studieadviseur

Gradengroep: 7-8

Wijze van begeven: Werving