Project Management Officer

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Project Management Officer die graag de tanden zet in het wetenschappelijke domein en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

We zoeken een Project Management Officer ter ondersteuning van twee onderzoeksgroepen: Mobilise, dat zich richt op duurzame mobiliteit en logistiek, en AMGC, een multidisciplinaire groep die zich bezighoudt met aardwetenschappen en planetaire evolutie. In deze rol beheer je de dagelijkse operaties, financiën en HR, en zorg je voor een soepele voortgang van diverse onderzoeksprojecten.

Over de Onderzoeksgroepen:

Mobilise maakt deel uit van de HOST-onderzoeksgroep en richt zich op duurzame mobiliteit en logistiek. De groep onderzoekt transportgedrag, barrières voor duurzame mobiliteit en de impact van nieuwe mobiliteitsoplossingen op de samenleving, industrie, stadsplanning en gelijkheid. Met meer dan 30 interdisciplinaire onderzoekers voert Mobilise fundamenteel en toegepast onderzoek uit, evenals innovatieprojecten en trainingen.

AMGC is een interfacultaire groep van ruim 100 experts in archeologie, geologie, chemie en milieuwetenschappen die de veranderingen van de Aarde en het Zonnestelsel in verleden, heden en toekomst bestuderen. De onderzoeksthema’s van AMGC richten zich op Planeet Aarde en de mondiale evolutie met aandacht voor de rol van leven in ecosystemen, zowel biotisch als abiotisch.

Taken

Als projectmanagement officer werk je nauw samen met het management van beide groepen. Initiatief nemen en proactief handelen zijn essentieel. Je primaire taak is het ondersteunen van het management bij dagelijkse operaties, HR, financiën en projectbeheer.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Administratieve en financiële taken voor beide onderzoeksgroepen beheren, zoals budgetbewaking, HR-planning en optimalisatie.
• Processen stroomlijnen tussen onderzoeksgroepen en VUB centrale diensten (HR, financiën, R&D) en externe partners.
• Coördineren van dagelijkse operaties, en verbeteringen doorvoeren in websitebeheer, onboarding, labvoorzieningen en evenementenplanning.
• Financiële rapportages voor projecten beheren (bijv. Horizon Europe, Innoviris, FOD, Belspo, FWO).
• Ondersteunen bij inkoop, orderopvolging, facturatie, boekhouding en labinkopen.
• Assisteren bij administratie en budgetvoorbereiding in de projectvoorstel-fase.
• Deadlines volgen, vergaderingen organiseren en rapporten opstellen om projectbeheer te ondersteunen.
• Monitoren van tenders en financieringsoproepen en tenderdocumentatie voorbereiden.

Voor deze functie is de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je uitvalsbasis, met mogelijkheden voor thuiswerken.

3 - Profiel

Wat verwachten we van jou?

Essentiële vereisten:

• Masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Uitstekende beheersing van Engels en Nederlands (minstens CEFR-niveau C1).
• Sterke organisatievaardigheden en aanleg voor effectief plannen om deadlines te halen.
• Oog voor detail en affiniteit met cijfers; vaardigheid in Excel.
• Proactief, leergierig en zelfstandig werkend.
• Bijdragen aan vereenvoudiging en optimalisatie van processen door analyses, zowel adviserend als uitvoerend, en zo voortdurende verbetering stimuleren.
• Oplossingsgericht en bereid om waar nodig bij te springen.

Extra kwaliteiten:

• Ervaring met projectplanning en (financieel-administratief) beheer van academische R&D-projecten, zoals Horizon Europe-projecten.
• Inzicht in de context van de VUB of andere universiteiten en ervaring met grotere (academische) teams.
• Kennis van het Vlaamse, Belgische en Europese financieringslandschap (bijv. FWO, VLAIO, Innoviris, FOD, Horizon Europe).
• Zin om te gedijen in een internationale, diverse omgeving.

De VUB wil een weerspiegeling zijn van de samenleving waar het talent van iedereen wordt gewaardeerd, ongeacht geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, handicap en neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

We bieden je een voltijds vast contract met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 7 of graad 8 (graad 7: min. € 3617 - max. € 5578, graad 8: min. € 4102 - max. € 6228). De functie is per direct beschikbaar en kan zo snel mogelijk worden ingevuld. De exacte startdatum is bespreekbaar.

Bij de VUB ben je verzekerd van een open, betrokken en diverse werkplek waar je mogelijkheden krijgt om verder te bouwen aan je carrière.

Daarnaast geniet je van diverse andere voordelen:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden en een thuiswerkvergoeding van 50 euro per maand.
• Een open en informele werkomgeving met aandacht voor werk-privébalans en uitzonderlijke verlofregelingen met 35 verlofdagen (op basis van een voltijds contract), sluiting tussen Kerst en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen.
• Kosteloze hospitalisatieverzekering.
• Volledige vergoeding van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer volgens VUB-beleid en/of een vergoeding als je met de fiets komt.
• Een brede selectie maaltijden in onze campusrestaurants tegen aantrekkelijke prijzen.
• Uitstekende en betaalbare sport- en oefenfaciliteiten, diverse kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, bij tankstations, pretparken...) en Ecocheques.
• Kinderopvang nabij de campus en korting op vakantiekampen.
• De ruimte om je functie-inhoud vorm te geven en continu te leren via onze VUB-leerplatforms en trainingsprogramma's.
• En tenslotte: geweldige collega’s met een gezonde drive.

5 - Geïnteresseerd?

Is dit de baan waar je van droomt?

Solliciteer dan uiterlijk op 1 december via jobs.vub.be en zorg ervoor dat je het volgende aanlevert:

• Je CV
• Je motivatiebrief waarin je duidelijk aangeeft welke functie je voorkeur heeft
• Je diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni)

Heb je vragen over de inhoud van de functie of de selectieprocedure? Neem contact op met Koen Wouters (koen.wouters@vub.be) en/of Barbara Van Belle (barbara.van.belle@vub.be).

Wil je weten hoe het is om bij de VUB te werken? Ga naar jobs.vub.be en ontdek alles over onze campussen, voordelen, strategische doelen en je toekomstige collega’s.

Meer weten over EUTOPIA? Ga naar eutopia-university.eu en lees meer over de rol van de VUB in de ontwikkeling van de EUTOPIA-alliantie.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: externe financiering

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen

Omvang: voltijds

Functie: Projectleider/manager

Gradengroep: 7-8

Wijze van begeven: werving