Project Management Officer (PMO)

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Project Management Officer die uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Ben je gepassioneerd door onderzoek en ontwikkeling op het gebied van Law, Science, Technology & Society? Word je enthousiast van het begeleiden van onderzoekers en projecten? Ben je een probleemoplosser, gedij je bij actie ondernemen en het goede voorbeeld geven, en wil je werken in een dynamisch team? 

Dan ben jij precies de persoon die we zoeken! De Law, Science, Technology & Society (LSTS) Large Research Group (LRG) aan de Faculteit Rechten & Criminologie van de Vrije Universiteit Brussel (VUB) zoekt een Project Management Officer die management, administratieve en financiële ondersteuning biedt voor de Large Research Group en die een link vormt tussen de professoren van het team en de centrale diensten van de VUB. 

Over LSTS
LSTS is een interdisciplinaire onderzoeksgroep die zich richt op de raakvlakken tussen recht, wetenschap, technologie, ethiek en samenleving. De kernexpertise is juridisch en de groep houdt zich bezig met verschillende juridische disciplines, variërend van rechtstheorie tot positief recht, met een focus op het recht van de Europese Unie (EU). LSTS wordt geleid door Prof. Dr. Gloria González Fuster en Prof. Dr. Mireille Hildebrandt. Het juridisch onderzoek heeft raakvlakken met andere disciplines zoals filosofie, wetenschaps- en technologiestudies (STS), computerwetenschappen, digitale sociologie, communicatiestudies en kritische datastudies. LSTS is een internationaal erkend expertisecentrum op het gebied van privacy- en gegevensbeschermingsrecht en is een wereldwijd toonaangevende en succesvolle onderzoeksgroep op het gebied van technologie en grondrechten. Het onderzoek richt zich over het algemeen op de impact en regulering van digitalisering, met onderwerpen als kunstmatige intelligentie (AI), gezondheid, surveillance, discriminatie, gender of (cyber-)veiligheid. 

Voor meer informatie: https://lsts.research.vub.be/

Je taken
Als PMO werk je nauw samen met het management van de LRG (onder supervisie van de directeur van de LRG, waarbij je een deel van je tijd specifieke projecten ondersteunt). Initiatief nemen en proactief zijn, zijn belangrijke vaardigheden binnen deze functie. Netwerken is ook cruciaal. Je werkt binnen het zelfsturende team van Business Partners bij Mens & Organisatie (HR), maar je primaire activiteit zal bestaan uit het ondersteunen van het management van de LSTS LRG.

Je concrete verantwoordelijkheden
•    Administratief-financieel beheer van de LRG en geselecteerde onderzoeksprojecten, inclusief project- en personeelsbeheer, budgetopvolging, budgetoptimalisatie en HR-planning.
•    Follow-up van contractuele en financiële aspecten van wetenschappelijke diensten en coördinatie en follow-up van dagelijkse werkzaamheden en voortgangsrapportages.
•    Ondersteunen en adviseren op het gebied van personeelszaken, financiën, onderzoeksprojecten en het verkrijgen van externe financiering.
•    Allround ondersteuning met betrekking tot LRG- en onderzoeksprojectgerelateerde taken zoals het organiseren van projectevenementen en workshops, outreachactiviteiten, het coördineren van de toewijzing van bureaus en het beheer van de website.
•    Je bent SPOC voor vragen van de teamonderzoekers over hun betrokkenheid bij de LRG en gerelateerde taken. Je zoekt oplossingen op basis van je eigen expertise en in coördinatie met de centrale diensten van de VUB.
•    Je optimaliseert de administratieve processen tussen de LRG en de centrale diensten van de VUB (HR, financiële diensten, R&D, Tech-Transfer, communicatie) en je onderhoudt contacten met ons bredere institutionele netwerk (bv. FARI).

Voor deze functie zal onze Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden. 

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?
 
Essentiële vereisten

• Je hebt een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent zeer bedreven in zowel gesproken als geschreven Engels (minstens CEFR-niveau C1) en je hebt een goede kennis van het Nederlands (bij voorkeur minstens CEFR-niveau A2). Je kunt je boodschap gemakkelijk afstemmen op je doelgroep.
• Je bent zeer goed georganiseerd, met een talent voor effectief plannen om deadlines te halen en verder te gaan dan de ambitie van het projectvoorstel.
• Je hebt een sterke focus op details en affiniteit met cijfers. Je bent bedreven in Excel.
• Je bent een geboren netwerker en legt graag de link tussen professoren en de centrale diensten van de VUB.
• Je bent proactief, leergierig en werkt zelfstandig.
• Je kunt een belangrijke bijdrage leveren aan het vereenvoudigen en optimaliseren van processen op basis van analyses, zowel adviserend als uitvoerend, en daarmee continue verbetering stimuleren.
• Je bent een probleemoplosser en springt graag bij waar nodig. 

Bijkomende sterke punten

• Je hebt ervaring met projectplanning en (financieel-administratief) beheer van academische R&D-projecten, zoals Horizon Europe-projecten.
• Je begrijpt de context van de VUB of een andere universiteit en hebt ervaring met het werken in grotere (academische) teams.
• Je hebt kennis van het Vlaamse, Belgische en Europese financieringslandschap (bv. FWO, VLAIO, FOD, Horizon Europe).
• Je kijkt ernaar uit om te gedijen in een internationale, diverse omgeving.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.
 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?
 
Dan bieden we je een arbeidsovereenkomst aan met een omvang van 1 VTE, voor de duur van 12 maanden, verlengbaar na positieve evaluatie. De exacte startdatum is bespreekbaar.
 
In functie van je competenties en eerdere relevante werkervaring, ontvang je een salaris gekoppeld aan een van de barema’s die door de overheid worden vastgelegd (startend aan graad 7). 
 
Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken [waaronder een smartphone & abonnement;] OF [een maandelijkse internetvergoeding van 20 euro];
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 1/12/2023 via jobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma] 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren

Stap 3: Een jobinterview 

Vragen?  

Contacteer prof. Gloria González Fuster (Gloria.Gonzalez.Fuster@vub.be) of Barbara Van Belle (Barbara.van.belle@vub.be).

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: externe financiering

Contract: Contract bepaalde duur

Hoofdeenheid: Mens&Organisatie

Omvang: 1

Functie: Projectleider/manager

Gradengroep: 7-8

Wijze van begeven: werving