Office Manager 50%

1 - Werken bij de VUB

Herken je jezelf in de woorden probleemoplosser | proactief | zelfstandig | georganiseerd?  Gedij je daarenboven door actie te ondernemen en een voorbeeld te zijn, én wil je werken in een dynamisch team dat zich bezighoudt met fundamenteel maatschappelijke vraagstukken? Dan ben jij misschien wel onze nieuwe Officemanager (50%). 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Voor de interfacultaire AMGC-onderzoeksgroep (Archaeology, Environmental Changes & Geo-Chemistry) zijn we op zoek naar een officemanager (50%).  

De interfacultaire AMGC-onderzoeksgroep combineert expertise in archeologie & archeologische wetenschappen, geologie, geo- & kosmochemie, antropologie, paleomilieu- en paleoklimaatreconstructies, historische en hedendaagse mondiale veranderingen, chemische technologie, analytische chemie en milieuwetenschappen om vragen te beantwoorden over het verleden, heden en de toekomst van het Zonnestelsel, de Aarde en de Mensheid. We zijn een team van ruim 100 mensen, meer informatie vind je hier: AMGC | documenting earth BIO-GEO-evolution 

Als office manager speel je een centrale rol in het efficiënt beheren en ondersteunen van onze onderzoeksgroep en projecten. Jij zorgt ervoor dat de administratieve, financiële en personeelsprocessen op rolletjes lopen en bent de schakel tussen de teams en de centrale diensten van de VUB.

Dit zijn jouw belangrijkste taken: 

• Administratief-financieel beheer: Je beheert zowel de administratieve als financiële taken van de onderzoeksgroepen en hun projecten. Dit omvat budgetbewaking, optimalisatie en HR-planning. Je houdt toezicht op het personeelsbeheer en zorgt ervoor dat de financiën van de teams op orde blijven. 
• Procesoptimalisatie: Je stroomlijnt en automatiseert administratieve processen tussen de onderzoeksgroep en de centrale diensten van de VUB (HR, financiën, R&D, Tech-Transfer), en onderhoudt nauwe contacten met externe partners en het bredere institutionele netwerk. 
• Dagelijks operationeel beheer: Je verbetert dagelijkse processen zoals websitebeheer, onboarding van nieuwe medewerkers, labvoorzieningen en het organiseren van vergaderingen en evenementen. Door efficiëntie te bevorderen zorg je ervoor dat alles gestroomlijnd verloopt. 
• Financiële rapportage: Je coördineert de financiële rapporten voor diverse projecten en zorgt voor tijdige en nauwkeurige rapportage aan financieringsinstanties zoals Horizon Europe, Innoviris en Belspo. 
• Inkoop en facturering: Je ondersteunt het inkoopproces, verzorgt de facturatie en houdt de orderopvolging bij. Daarbij zorg je voor de structuur in terugkerende lab-aankopen en de verwerking van PO-nummers. 
• Projectondersteuning: In de projectvoorstel-fase assisteer je bij de administratie en budgetvoorbereiding. Je monitort deadlines, coördineert de input voor technische rapporten en organiseert projectvergaderingen, waarbij je zorgt voor een vlotte uitvoering van de projecten. 
• Aanbestedingen en financieringsvoorstellen: Je monitort tenders en financieringsoproepen en bereidt de benodigde documentatie voor aanbestedingen en commerciële voorstellen voor. 

In deze veelzijdige rol draag je bij aan de succesvolle uitvoering van onderzoeksgroepen en projecten, waarbij je zorgt voor structuur, efficiëntie en nauwkeurige ondersteuning. 

Voor deze functie zal onze campus Brussels Humanities, Sciences & Engineering (Elsene) jouw thuisbasis zijn, in combinatie met thuiswerk. 
Dit betreft een deeltijdse functie (50%). Je werkt alvast zeker op donderdag (en bent dan ook aanwezig op onze campus), de overige dagen bekijken we graag in onderling overleg. 

3 - Profiel

Wat verwachten we van jou? 

• Je hebt minimaal een Bachelordiploma. Kandidaten met een masterdiploma op zoek naar een ondersteunende functie moedigen we zeker ook aan om te solliciteren.   
• Je beheerst zowel gesproken als geschreven Nederlands (minimaal CEFR-niveau C1) en Engels (minimaal CEFR-niveau C1)  
• Je hebt bij voorkeur ervaring in een gelijkaardige functie als office manager, management assistant, project management officer (PMO), HR- of finance assistent, … 
• Je bent zeer georganiseerd, met een talent voor effectief plannen. 
• Je hebt een sterke focus op detail en affiniteit met cijfers. Je bent bedreven in Excel. 
• Je bent proactief, leergierig en werkt zelfstandig. 
• Je kunt een belangrijke bijdrage leveren aan vereenvoudiging en optimalisatie van processen op basis van analyses, zowel adviserend als uitvoerend, en daarmee continue verbetering stimuleren. 
• Je bent een probleemoplosser en springt graag bij waar nodig. 

Aanvullende pluspunten: 

• Je hebt ervaring met projectplanning en (financieel-administratief) beheer van academische R&D-projecten, zoals Horizon Europe-projecten. 
• Je begrijpt de context van de VUB of een andere universiteit en hebt ervaring met werken in grotere (academische) teams. 
• Je hebt kennis van het Vlaamse, Belgische en Europese financieringslandschap (bijv. FWO, VLAIO, FOD, Horizon Europe). 

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een deeltijds contract (50%) van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 6 (min. 3565  - max. €5153)  of graad 7 (min. €3689  - max. €5690).

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. Onze salarisschalen kan je terugvinden op onze website onder "Werken bij VUB".

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 
(Deze voordelen zijn van toepassing op een voltijdse betrekking; bij een deeltijdse betrekking van 50% worden ze pro rata toegepast.)

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 17 maart via jobs.vub.be 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:  

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters   
• Stap 2: Een jobinterview staat gepland in op 3 april (voormiddag) en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).  

Contacteer ons!  

Vragen over de job zelf?   

Contacteer Koen Wouters via Koen.Wouters@vub.be 

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?   

Contacteer Sammy-Jo Van Tendeloo via SammyJo.Van.Tendeloo@vub.be 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: externe middelen

Contract: [[filter3]]

Hoofdeenheid: Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen

Omvang: 0.5

Functie: Management assistant

Gradengroep: 6-7 

Wijze van begeven: werving