Deel deze vacature

Medewerker studentenzaken

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Voor de ondersteuning van de 8 faculteiten zijn we op zoek naar een medewerkers studentenzaken.Afhankelijk van de nood kan je voor bepaalde tijd op een andere faculteit worden tewerkgesteld.

Binnen de werking van de verschillende faculteitssecretariaten van de Vrije Universiteit Brussel ben je samen met collega’s verantwoordelijk voor studentenadministratie in al haar facetten. Je verzorgt verder op een zelfstandige manier administratieve taken op niveau van een faculteitssecretariaat/decanaat.

Het uitvoeren van deze taken gebeurt onder verantwoordelijkheid van de faculteitssecretaris van een faculteit. Het schrikt jou niet af om op verschillende plaatsen en frequent met andere collega's samen te werken, zowel op de Brussels Humanities, Sciences en Engineering Campus als op de Brussels Health Campus.

Dit is een greep uit jouw taken:

  • Studentenadministratie (inschrijvingen en registraties, administratie deliberaties,studiebekrachtigingsdocumenten, examenroostering,…).
  • Algemene administratieve ondersteuning van het decanaat:
    • Correspondentie (doelmatig telefoonverkeer, e-mail, verslagen en notities, behandeling inkomende post, archivering, …
    • Organisatie van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;
    • Eenvoudige interne boekhouding.
  • Informatievoorziening aan de balie en de telefoon en instaan voor aantrekkelijke dienstverlening naarstudenten, personeel en externen.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • We zijn op zoek naar iemand met een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je bent een administratieve duizendpoot (enige ervaring binnen onderwijs-, personeels- en/of boekhoudkundige administratie is een troef);
  • Je voert je taken zeer correct en zorgvuldig uit met oog voor detail, en gaat hierbij zelfstandig te werk
  • Je deinst niet terug voor een wisselende werkomgeving;
  • Je kan vlot overweg met courante MS Office toepassingen (Outlook, Word, Excel, Powerpoint);
  • Je hebt zeer goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels;
  • Klantvriendelijkheid is voor jou een essentieel begrip;
  • Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken;
  • Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet en integer tewerk;
  • Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;
  • Je neemt initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
  • Je bent een problem solver, je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen;
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare, klantvriendelijke dienstverlening.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een Contract onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 5, 6 of 7, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan uiterlijk 05/02/2023 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 09/02/2023 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 13/02/2023 (onder voorbehoud van wijzigingen).

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer dhr. Marc Janssen via Marc.Janssen@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer mevr. Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be of 0470/49.38.60.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: buiten werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Sociale Wetenschappen en Solvay Business School

Omvang: voltijds

Functie: Medewerker studentenzaken

Gradengroep: 5-6-7

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.