Deel deze vacature

Medewerker studentenzaken

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Binnen de werking van het secretariaat van de Faculteit Ingenieurswetenschappen (IR) ben je samen met collega’s verantwoordelijk voor studentenadministratie in al haar facetten. Je verzorgt verder op een zelfstandige manier administratieve taken op niveau van het secretariaat en het decanaat.
Het uitvoeren van deze taken gebeurt onder verantwoordelijkheid van de administratief secretaris van de faculteit.

Dit is een greep uit jouw taken:
1.    Studentenadministratie (inschrijvingen en registraties, administratie deliberaties, studiebekrachtigingsdocumenten, examenroostering,…)
2.    Algemene administratieve ondersteuning van het decanaat:
- Correspondentie (doelmatig telefoonverkeer, e-mail, verslagen en notities, behandeling inkomende post, archivering)
- Organisatie van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen
3.    Informatievoorziening aan de balie en de telefoon en instaan voor aantrekkelijke dienstverlening naar studenten, personeel en externen

 

3 - Profiel

Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid: je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
•    Je bent zeer sterk in administratieve verwerking (enige ervaring binnen onderwijs- en/of personeelsadministratie is een troef)
•    Je voert je taken zeer correct en zorgvuldig uit met oog voor detail, en gaat hierbij zelfstandig te werk.
•    Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
•    Je hebt zeer goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels.
•    Klantvriendelijkheid is voor jou een essentieel begrip.
•    Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken.
•    Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet en integer tewerk.
•    Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;
•    Je neemt initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
•    Je bent een problem solver, je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen.
•    Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract bepaalde duur (1 jaar)  aan met een salaris gekoppeld aan graad 5, 6 of 7 afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).
5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan vóór 21/10/2019 je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze VUB-jobsite.

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef op onze campus, gaat door op 24/10/2019 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 04/11/2019 (onder voorbehoud van wijzigingen).

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer mevr. Tanja Thijs via Tanja.Thijs@vub.be of 02/629.28.72.

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer mevr. Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be of 02/629.20.01.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar www.jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werkingsuitkeringen

Contract: bepaalde duur (1 jaar)

Hoofdeenheid: Faculteit Ingenieurswetenschappen

Omvang: voltijds

Functie: Medewerker studentenzaken

Gradengroep: 5-6-7

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.