Medewerker studentenzaken

1 - Werken bij de VUB

De Faculteit Sociale Wetenschappen en Solvay Business School van de Vrije Universiteit Brussel kende de afgelopen jaren een forse groei in opleidingen en studenten en is daarom op zoek naar een nieuwe medewerker studentenzaken om het administratief team te versterken.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Voor onze Faculteit Sociale Wetenschappen en Solvay Business School zijn we op zoek naar een medewerker studentenzaken. Je komt terecht in een gedreven en warm team van ongeveer 20 collega’s waar collegialiteit centraal staat. Wij zorgen met enthousiasme voor een correcte en vlotte dienstverlening naar studenten en docenten, en dat verwachten we ook van jou.

In deze functie ben je breed inzetbaar  maar ligt de focus op internationale studenten  en studenten die deelnemen aan uitwisselingsprogramma’s. Je krijgt de kans om je functie zelf mee vorm te geven en je interesses en competenties verder te ontwikkelen.

Een greep uit je takenpakket:

• Behandelen van aanmeldingen van internationale kandidaat-studenten.
• Beheren van processen en administratieve vragen van studenten in uitwisselingsprogramma’s.
• Verwerken van vrijstellingen en registreren van vakken.
• Ondersteunen van studenten met administratieve vragen via mail, infomomenten en aan de balie.
• Ondersteunen bij de druk en uitreiking van diploma’s en attesten.
• Actief deelnemen aan teamoverleg en voorstellen van procesverbeteringen.
• Rapporteren op basis van data over inschrijvingscijfers en studierendement.
• Up-to-date houden van websites en brochures.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Minstens een bachelor diploma.
• Ervaring in studentenadministratie, administratieve verbetertrajecten of implementatie van AI/tools voor efficiëntere processen is een grote plus.
• Vloeiend in Nederlands en Engels (schriftelijk en mondeling).
• Vaardig met MS Office en excellent in Excel.
• Nauwkeurig en discreet in de verwerking van persoonlijke gegevens.
• Sterk analytisch, vooruitdenkend en initiatiefrijk.
• Collegiaal en met een goed gevoel voor humor.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5, 6 of 7.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

 
Stel je dan kandidaat vóór 24 maart 2025 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op 28 of 29 maart 2025 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 3 of 4 april 2025 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Stap 4: Een finaal gesprek vindt plaats op de campus op  7 of 8 april 2025.

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer de faculteitssecretaris HR & Finance via Saskia.Van.Hoyweghen@vub.be 

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer onze recruiter via Natasja.Amys@vub.be 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.