Medewerker studentenzaken

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze medewerker studentenzaken die graag de tanden zet in roosters en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als medewerker studentenzaken kom je terecht in het 3-koppige team van centrale roostering, dat deel uitmaakt van de dienst onderwijs en studentenadministratie. 

Als medewerker studentenzaken ben je flexibel beschikbaar en inzetbaar in het grotere team van de dienst onderwijs en studentenadministratie.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan het afdelingshoofd Onderwijs en studentenadministratie en werk je nauw samen met de andere collega's binnen onderwijs en studentenadministratie.

Een greep uit je takenpakket:

• Je staat mee in voor het beheer van het roosterpakket ;
• Je volgt de centrale verdeling van de leslokalen en auditoria voor les- en examenactiviteiten mee op ;
• Je biedt ondersteuning bij het uitwerken van de beleidsprincipes inzake het roosterbeleid ;
• Verder neem je deel aan diverse vergaderingen met betrekking tot roostering ;
• Je ontwerpt en onderhoudt procedures en voorschriften inzake roostering ;
• Je levert gegevens aan en stelt rapportages inzake roostering op ;
• Je volgt de mailbox op van centrale roostering ;
• Je biedt ondersteuning aan de facultaire roosteraars  ;
• Tot slot bied je ondersteuning aan de collega's van de onderwijs en studentenadministratie, alsook aan faculteiten en andere medewerkers van de VUB.

Voor deze functie zal campus Etterbeek je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
  Bij voorkeur heb je ervaring met roostering en/of planning.
• Je spreekt Nederlands en Engels en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek.
• Je bent sterk in administratieve verwerking.
• Je bent gestructureerd, flexibel en klantgericht.
• Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige manier.
• Je werkt zeer nauwgezet en zorgvuldig met oog voor detail.
• Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Access)
• Kennis van Time Edit is een plus.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5,6 of 7. 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 29/09/2024 via jobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma] 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op 03/09/2024 en kan je thuis afleggen

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 10/09/2024 (voormiddag) en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Chloë Foccaert via chloe.foccaert@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Niet op de werking

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Onderwijs en Studentenzaken

Omvang: voltijds

Functie: administratief medewerker

Gradengroep: 5-6-7

Wijze van begeven: werving