Medewerker front office

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze front office medewerker die graag de tanden zet in hospitality en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als Front Office Medewerker kom je terecht in het een team van Hospitality Services

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Fleur De Keersmaeker (teamleider hospitality) en werk je nauw samen met Anja Garone (BrIAS verantwoordelijke)

Een greep uit je takenpakket:

• Beheren van het boekingssysteem (MEWS)
• Ontvangen en begeleiden van gasten
• Coördineren van de schoonmaak en onderhoud
• Instaan voor een vlotte en klantgerichte service (customer care)
• Uitvoeren van backoffice- en administratieve taken

Voor deze functie zal BrIAS, gelegen op de U-square, je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt bij voorkeur minstens 3 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en het Engels, en je weet je boodschap af te stemmen op je doelpubliek.
• Je werkt nauwkeurig, bent klantgericht, sociaal vaardig en denkt oplossingsgericht.
• Je kan flexibel inspelen op veranderende situaties en gaat respectvol om met diversiteit.
• Ervaring met hotelboekingssoftware is een pluspunt.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een deeltijds contract van bepaalde duur (1 jaar) aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 4 of graad 5. 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken 
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 11 mei 2025 via jobs.vub.be 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op 14-15 mei 2025 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 21 mei 2025 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Fleur De Keersmaeker via fleur.de.keersmaeker@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Niet op de werking

Contract: Contract bepaalde duur

Hoofdeenheid: Directie Infrastructuur

Omvang: 0.5

Functie: Medewerker front office

Gradengroep: 4-5

Wijze van begeven: Werving