Deel deze vacature

Medewerker administratieve processen en systemen

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

De VUB maakt gebruik van een ERP-software CALI (Peoplesoft Campus Solutions) voor alle student- en onderwijsgerelateerde data.

De rollen van applicatiebeheer en operations van CALI worden binnen de VUB opgenomen binnen de directie ICT, terwijl het functioneel beheer van CALI wordt uitgevoerd door het team van medewerkers administratieve processen en systemen dat deel uitmaakt van het departement onderwijs- en studentenbeleid.

Enerzijds zal je na een korte inwerkperiode in samenwerking met de business de eindverantwoordelijkheid krijgen over deze processen, anderzijds zal je als back-up ook processen van je collega’s bewaken.

Onderstaande taken behoren tot het takenpakket van de medewerkers administratieve processen en systemen:

  1. Support: ondersteuning van de business processen (inschrijving, vakkenregistratie, deliberatie, afleveren van diploma’s) die tijdens het academiejaar lopen, het opvolgen van tickets en issues, correcties van gegevens, opmaak van datarapporten, uitvoeren van procedures
  2. Beheer: optimaliseren van de serviceniveaus, zorgdragen voor het geruisloos in productie nemen van nieuwe releases, jaarlijkse configuratie van het studenteninformatiesysteem, het uitwerken van procedures, bewaken van de processen
  3. Change management: vertalen van onderwijs(business)wensen in wijzigingen aan het studentenadministratie systeem en/of processen, uitvoeren of begeleiden van user acceptance testen en het bijdragen aan projecten en in samenwerking met faculteiten en ondersteunende afdelingen zorgdragen voor de verdere optimalisatie van CALI.
  4. Opleiding en documentatie: zorgdragen voor een optimale kennis en vaardigheidsniveau van key-users en gebruikers van CALI door het uitwerken van gebruiksvriendelijke documentatie en het verzorgen van opleidingen.

 

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • We zoeken iemand met een master diploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • Affiniteit met de werking van het Hoger Onderwijs in Vlaanderen is aangewezen;
  • Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels;
  • Kennis van PeopleSoft Campus Solutions is een grote troef; ervaring met ERP-systemen of databanken is zeker een pluspunt;
  • Je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid, je bent stressbestendig en je bent in staat om zowel autonoom als in teamverband te werken;
  • Je bent proactief, discreet, en sociaalvaardig. Je handelt op integere, objectieve, klantgerichte, en transparante wijze;
  • Je bent in staat om een goed inzicht te krijgen in informatie en data en om dit helder samen te vatten en te beoordelen;
  • Je staat erom bekend om nauwkeurig en resultaatgericht te zijn; je neemt concrete en gerichte acties om je doelstellingen te behalen;
  • Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en administratieve processen;
4 - Aanbod
5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Bezorg ons uiterlijk 28/08/2019 je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef op onze campus, gaat door op 04/09/2019 voormiddag  (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op 12/09/2019 voormiddag (onder voorbehoud van wijzigingen).

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Elke Ceuppens via elke.ceuppens@vub.be).

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar www.jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Onderwijs en Studentenzaken

Omvang: Voltijds

Functie: Medewerker administratieve processen en systemen

Gradengroep: 6-7-8

Wijze van begeven: Werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.

Zoek soortgelijke vacatures: