Medewerker administratie en onthaal

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze medewerker onthaal en administratie bij VUB Studentenhuisvesting en kijk je uit naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als Medewerker Onthaal en Administratie kom je terecht in het 17-koppige team van VUB Studentenhuisvesting.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Britt Vandesonneville, onze teamleider Administratie, en werk je nauw samen met de de collega's van onze 5 studentenhuizen in Etterbeek en Jette.

Een greep uit je takenpakket:

• Onthaal van studenten voor de diensten Studentenhuisvesting en Studentenstatuut & Studiefinanciering;
• Telefonisch onthaal voor de dienst Studentenhuisvesting;
• Gegevensverwerking in administratieve systemen voor de kamertoewijzingen en opmaken huurovereenkomsten;
• Administratieve taken zoals inventarissen opmaken, toegangsbadges aanmaken, postsortering, etc.;
• Tot slot signaleer je verbetermogelijkheden.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je bent opgeleid of ervaren in communicatie en administratie. Je beschikt over een diploma secundair onderwijs, graduaat of bachelor (management assistant, communicatie, talen, ...);
• Je hebt degelijke kennis van de courante officetoepassingen (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, Sharepoint). In staat om op korte termijn nieuwe softwarepakketten te leren;
• Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en Engels en kan je communicatie aanpassen aan je doelpubliek, kennis van het Frans is een plus;
• Je reageert flexibel en veerkrachtig bij veranderingen en drukte;
• Je hebt een sterk organisatorisch talent met oog voor detail en zorgvuldigheid bij het uitvoeren van de de taken;
• Je bent klantvriendelijk, stipt en flexibel in omgang met studenten en medewerkers;
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie;
• Je voelt je betrokken bij de werking en doelen van onze universiteit en hecht veel belang studentenwelzijn.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van bepaalde duur (01/03/2025 tot 31/12/2025) aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 3 (min. €2632,52  - max. €3858,32 ) of graad 4 (min. € 2755,37 - max. €4234,56).

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Stel je dan kandidaat uiterlijk op 6 februari 2025 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland 07/02/2025 tot 09/02/2025.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 11/02/2025 of 12/02/2025  en gaat op de campus in Elsene door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Britt Vandesonneville via britt.vandesonneville@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Sarah Inghelbrecht via sarah.sigrid.inghelbrecht@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: externe middelen

Contract: Contract bepaalde duur

Hoofdeenheid: Algemeen beheerder

Omvang: 1

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 3-4

Wijze van begeven: werving