Management assistant

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Management Assistant die uitkijkt naar een volgende stap in de loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Ben jij een hulpvaardige duizendpoot met sterke administratieve en analytische vaardigheden? Stel je graag orde op zaken en steek je graag de handen uit de mouwen om op zoek te gaan naar een oplossing? Kun je daar bovenop snel je weg vinden in gebruikssystemen en heeft MS Office weinig of geen geheimen voor jou? Dan is deze functie misschien wel dé volgende stap in jouw carrière!

Als Management Assistant aan de Brussels School of Governance (BSoG) van de Vrije Universiteit Brussel (VUB) zul je het managementteam van de School ondersteunen en vorm je daarnaast het aanspreekpunt voor bezoekers, leveranciers, medewerkers en studenten. Je zult deel uitmaken van het InfoPoint om samen met collega’s algemene vragen op te lossen of complexere vragen te coördineren. Voor alle stakeholders ben jij de administratieve sleutel tot de School, waardoor jouw rol cruciaal is voor het creëren van een positieve en blijvende indruk!

 

Een greep uit je takenpakket:

  • Je kunt verschillende agenda’s op elkaar doen afstemmen;

  • Verder zorg je ervoor dat algemene vragen en verzoeken die via het centraal nummer of via de InfoPoint of management mailbox binnenkomen, worden verwerkt of doorverwezen naar de juiste persoon;

  • Je ondersteunt het managementteam met HR-gerelateerde administratie;

  • Je bent (meer dan) service-minded en staat in voor een klantgericht en professioneel onthaal;

  • Als people person ben je graag onder de mensen en bereid om dagelijks het InfoPoint draaiende te houden waar je fungeert als eerste aanspreekpunt voor BSoG-bezoekers, studenten, medewerkers, en leveranciers;

  • Je houdt ervan om af en toe de benen te strekken en ervoor te zorgen dat bezoekers naar de juiste persoon of locatie worden begeleid;

  • Je maakt graag deel uit van een groter geheel door te helpen bij de voorbereiding en het samenstellen van beleidsdocumenten in het kader van allerhande bestuursvergaderingen;

  • Je wisselt je organisatorisch talent graag af door in je digitale pen te klimmen, en je slaagt erin om onder minimale supervisie professionele correspondentie voor te bereiden;

  • Je houdt van afwerking en zorgt ervoor dat het online klassement van algemene administratie en beleidsdocumenten steeds op punt staat.

 

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden. 

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • We zoeken iemand met een Bachelor diploma (vb. Organisatie en Management, Management Assistant) of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je bent communicatief vaardig en legt vlot contacten;
  • Je bent zeer professioneel en klantgericht;
  • Je beschikt over een ‘can-do’ mentaliteit;
  • Je kunt vlot werken met courante ICT-toepassingen zoals vb. MS Office, databases, etc.;
  • Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek;
  • Kennis van het Frans is een meerwaarde
  • Je kunt zelfstandig en planmatig te werk gaan;
  • Het naleven van strakke deadlines en de druk door operationele opvolging gaan je goed af;
  • Je bent in staat om meerdere taken onder minimale supervisie uit te voeren;
  • Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en werkethiek.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5 of graad 6.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

  • Een laptop, een smartphone, en een abonnement;
  • Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
  • Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
  • Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
  • Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques
  • Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
  • En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan? Stel je dan kandidaat vóór 16 oktober via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 23 oktober en kan je thuis afleggen en/of [de resultaten zullen gebruikt worden om een opleidingsplan uit te werken.] 

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 30 oktober (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Jacintha LIEM via jobs_bsog@vub.be of.  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be of 0470/49.38.60.

 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: buiten werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Brussels School of Governance

Omvang: voltijds

Functie: Management assistant

Gradengroep: 5-6

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.