Management assistant

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Momenteel zijn we voor het Administratief Personeel van de Faculteit Ingenieurswetenschappen, vakgroep Toegepaste Natuurkunde en Fotonica, onderzoeksgroep Brussels Photonics, op zoek naar een administratief medewerker/management assistant met interesse voor wetenschap en technologie. 

Een greep uit je takenpakket

• Actieve administratieve ondersteuning van de dagelijkse werking van het management;
• Verwerking en opvolging van onkostennota’s en facturatie;
• Organisatorische ondersteuning bij vergaderingen en evenementen.

Je hoofdwerkplek is de Brussels Photonics Campus in Pajottegem, met occasioneel vergaderingen op de VUB-campus in Etterbeek.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring;
• Je kunt goed werken met de courante bureautica toepassingen in MS Office en leert gemakkelijk nieuwe programma’s/specifieke bedrijfsapplicaties aan;
• Je kan je schriftelijk en mondeling vlot uitdrukken in het Nederlands en Engels;
• Je kan op een constructieve manier omgaan met feedback en onderneemt acties om je professionele en persoonlijke ontwikkeling te bevorderen;
• Klantvriendelijkheid is voor jou een essentieel begrip;
• Je bent stressbestendig en hebt een flexibele ingesteldheid;
• Je werkt accuraat en zelfstandig.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract aan van onbepaalde duur, dat zou aanvangen op 15 mei bij voorkeur. We bieden een voltijds contract (100%)  aan met een salaris gekoppeld aan graad 4 of 5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 04/04/2026 via jobs.vub.be .

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een jobinterview

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer dan Heidi Ottevaere via Heidi.Ottevaere@vub.be of 0032 2629 3453. 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken