Deel deze vacature

Management assistant Studentenzaken

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Als ‘management assistant studentenzaken’ ben je in hoofdzaak verantwoordelijk voor het opmaken van les- en examenroosters en voor verschillende aspecten van de studenten- en financiële administratie. Het uitvoeren van deze taken gebeurt onder verantwoordelijkheid van de administratief secretaris.

Dit is een greep uit jouw takenpakket:

  • Samen met een collega sta je in voor de lesroosters, meer bepaald die van onze interuniversitaire masteropleidingen met zusteruniversiteit ULB: opmaak en onderhoud van lesroosters van de masteropleidingen in overleg met verschillende belanghebbenden (docenten, opleidingen, andere faculteiten en partnerinstellingen) behoren tot jouw takenpakket.
  • Je verzorgt de opmaak van de examenroosters van onze bachelor- en masteropleidingen.
  • Je draagt bij aan de facultaire werking op het vlak van onderwijs- en studentenadministratie met o.a. registratie van gaststudenten, vrijstellingen en keuzevakken, voorbereiding van de deliberaties, ondersteuning van en deelname aan relevante vergaderingen.
  • Als deel van het team van het faculteitssecretariaat verzorg je onze (beperkte) financiële administratie en sta je op drukke momenten collega’s bij in diverse taken.

Voor deze functie is je standplaats de campus Etterbeek maar in overleg met het team en je leidinggevende en met aandacht voor de dienstverlening, is telewerk gedeeltelijk mogelijk.

3 - Profiel

  • Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je werkt graag collegiaal met anderen samen maar je kan ook zelfstandig en autonoom functioneren;
  • Kennis van en ervaring met onderwijs- en studentenadministratie is een troef;
  • Je bent administratief sterk;
  • Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden;
  • Je bent klantvriendelijk, hulpvaardig, flexibel en stressbestendig;
  • Je neemt initiatief, kan je aanpassen en je bent bereid om steeds bij te leren;
  • Je hebt een goede kennis van de courante MS Office toepassingen en je kan vlot overweg met nieuwe programma’s en systemen;
  • Je bent communicatief sterk, schriftelijk en mondeling, zowel in het Nederlands als in het Engels. Je spreekt ook een woordje Frans.;
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 4,5 of 6, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan uiterlijk 12/10/2022 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 18/10/2022 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op 25/10/2022 (onder voorbehoud van wijzigingen).

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer mevr. Tanja Thijs via Tanja.Thijs@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer mevr. Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werkingsuitkeringen

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Ingenieurswetenschappen

Omvang: voltijds

Functie: Management assistant

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.