Deel deze vacature

Management assistant 50% - vakgroep Computerwetenschappen

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

De Vakgroep Computerwetenschappen (DINF) aan de Vrije Universiteit Brussel is een dynamisch onderzoeksteam met internationale uitstraling in verschillende disciplines waaronder Artificiële Intelligentie en Software Technologie. De groep bestaat uit 13 voltijdse professoren, 5 deeltijdse professoren en een 70-tal onderzoekers (pre- en postdoctoraal). In het kader van de belangrijke projectportfolio zoekt de vakgroep een 50% Management Assistant.

De activiteiten die uitgevoerd moeten worden behoren tot de interne werking van de vakgroep en administratieve ondersteuning van de professoren en onderzoekers bij het beheer en de uitvoering van onderzoeksprojecten, alsook het ondersteunen van de vakgroepvoorzitter voor de onderzoeksgerelateerde beheersaspecten van de vakgroep. Om de taken uit te voeren is overleg en administratieve samenwerking nodig met de centrale diensten van de VUB diensten waaronder de vice-rectoraten R&D en technologietransfer alsook H&R en Financiën. 

Tot het takenpakket behoren:

  • Organiseren en beheren van de administratieve gegevens van de onderzoeksgroepen;
  • Ondersteuning van de professoren bij de dagelijkse interacties met de centrale diensten;
  • Administratieve ondersteuning bij de organisatie van internationale wetenschappelijke bijeenkomsten en congressen;
  • Ondersteuning en opvolging van aanwervingen van internationale onderzoekers;
  • Op een systematische manier aanleveren van data (op basis van de VUB databanken) voor de administratieve uitwerking van bestaande en voorbereiding van nieuwe onderzoeksprojecten;
  • Beheer en opvolging van personeelsdossiers tewerkgesteld op onderzoeksprojecten (op basis van de VUB databanken) van de professoren;
  • Op een systematische manier opvolgen van de juiste inzet van mensen en middelen tijdens de uitvoering van onderzoeksprojecten. Opvolgen en bewaken van de projectrekeningen.
     

 

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • Je beschikt minstens over een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je hebt zeer goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus;
  • Je kan vlot samenvattende teksten op beleidsniveau schrijven in het Nederlands en Engels;
  • Je kan vlot overweg met computers en standaard software applicaties zoals MS Word en Excel. Vlot kunnen werken met rekenbladen is een must;
  • Je bent in staat om je op korte termijn nieuwe (webgebaseerde) softwarepakketten eigen te maken;
  • Je bent diplomatisch in contacten met de centrale diensten van de VUB;
  • Je kan zelfstandig werken en je bent flexibel en stressbestendig. Je gaat steeds integer en discreet te werk met persoonsgebonden informatie;
  • Je kan goed omgaan met mensen; je houdt ervan om met anderen samen te werken; je bent open-minded en jong van geest en je werkt graag in een internationale werkomgeving;
  • Vertrouwd zijn met een academische omgeving en met het landschap van onderzoeksfinancierende overheden is zeker een meerwaarde;
  • Vertrouwd zijn met universitaire structuren, diensten en relevante IT-systemen is ook een meerwaarde.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een Contract onbepaalde duur (50%) aan met een salaris gekoppeld aan graad 4 of 5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan uiterlijk 01/02/2023 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 07/02/2023 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 14/02/2023 (onder voorbehoud van wijzigingen).

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Prof. W. De Meuter Wolfgang.De.Meuter@vub.be of 02/629.34.81

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer mevr. Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be of 0470/49.38.60.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werkingsuitkeringen

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen

Omvang: deeltijds (50%)

Functie: Management assistant

Gradengroep: 4-5

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.