Management assistant (60%) vakgroep Fysica

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Management Assistant die graag de tanden zet in administratie en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

De Vakgroep Fysica (DNTK) aan de Vrije Universiteit Brussel omvat dynamische onderwijs- en onderzoeksteams met internationale uitstraling in verschillende disciplines. In het kader van een vervangingsmandaat, zoekt de vakgroep een Management Assistant voor het steunen van onze onderwijs- en onderzoeksactiviteiten.

We zoeken een veelzijdige kracht die zich voornamelijk thuis voelt in een administratieve omgeving. De activiteiten die uitgevoerd moeten worden behoren tot de interne werking van de vakgroep. Hiertoe behoren de planning, het beheer, de voorbereiding, de uitvoering en opvolging van diverse administratieve en logistieke taken.

Dit is een greep uit jouw takenpakket:

• Financiële administratie: opvolgen van facturen, onkosten, terugbetalingen (in de tool Racsweb);
• Administratieve en logistieke ondersteuning bij het voorbereiden en opvolgen van projecten: offertes aanvragen, catering regelen, ..
• Administratieve en logistieke ondersteuning van het onderwijs binnen de vakgroep Fysica.
• Administratieve ondersteuning personeelszaken: opvolgen van de personeelsadministratie in de vakgroep (in SAP systeem);

In functie van de noden kunnen de prioriteiten van dit takenpakket aangepast worden.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je hebt een diploma van een professionele bachelor of hoger onderwijs van het korte type, bij voorkeur in “Office Management”, of gelijkwaardig door ervaring en competenties.
• Je hebt goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels; goede kennis van Frans is een pluspunt.
• Je kan vlot overweg met computers, meer specifiek met MS Office 
• Je staat erom bekend een dynamische werker te zijn; je staat graag ten dienste van je collega’s, van studenten en onderzoekers en je creëert door je opgebouwde expertise een belangrijke meerwaarde.
• Je kan goed omgaan met mensen; je houdt er van om met anderen samen te werken; je bent ‘open minded’.
• Je kan ook goed individueel en zelfstandig functioneren.
• Je neemt initiatief en bent steeds bereid om bij te leren.
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een deeltijds vervangingscontract  aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 4, 5 of 6. De loonschalen kan je raadplegen op onze jobsite. 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 20 april via jobs.vub.be 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. 

Stap 3: Een jobinterview 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer alexandre.sevrin@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer annelies.jongert@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: patr

Contract: vervangingsovereenkomst

Hoofdeenheid: Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen

Omvang: 0.6

Functie: Management assistant

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: werving