Management Assistant (50%) Cosmopolis Centre for Urban Research

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Management Assistant die graag de tanden zet in administratie en ondersteuning allerhande en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Cosmopolis Centre for Urban Research is ingebed in de vakgroep Geografie (DGGF) aan de Vrije Universiteit Brussel, verzorgt verschillende opleidingen in de geografie, stadsstudies en ruimtelijke planning, en verricht onderzoek op een internationaal vooraanstaand niveau. Cosmopolis telt 7 professoren, ongeveer 45 wetenschappelijke medewerkers en 2 administratieve medewerkers. Je zal werken op de campus Usquare gelegen te Etterbeek (Brussel), waar Cosmopolis is gelokaliseerd.

We zoeken een veelzijdige kracht die zich thuis voelt in een administratieve omgeving, probleemoplossend denkt, eigen initiatief neemt, meedenkt met onze organisatie.

Als management assistant ben je enerzijds het centrale aanspreekpunt voor studenten en speel je een coördinerende rol in het wegwijs maken van nieuwe studenten in de VUB-ULB Master in Urban Studies; anderzijds verzorg je administratieve ondersteuning van professoren en onderzoekers binnen Cosmopolis. Beide takenpakketten gebeuren vaak in het Engels. Je onderhoudt ook nauw contact met andere secretariaten van opleidingen binnen en buiten de instelling en met andere administratieve ondersteuning binnen de VUB.

Belangrijk: de startdatum is voorzien op 1 september 2025

Administratieve ondersteuning van het onderwijs:

• Onthaal en deeltijds permanentie secretariaat;
• Logistieke ondersteuning van de organisatie van het onderwijs: opvolgen lessen- en examenroosters, studiereizen, studentenadministratie, communicatie met studenten, de jaarlijkse ontvangst van studenten bij de aanvang van het academiejaar;
• Administratieve ondersteuning bieden bij de interuniversitaire en bij communicatie met docenten binnen die onderwijssamenwerkingen;
• Administratieve ondersteuning bieden bij beheer softwarelicenties, financiële administratie onderwijs (facturen, onkostennota's, ...);
• Assistentie bij het invoeren van examenresultaten van studenten in databases (bijv. CALI);
• Samenstelling en bundeling van dossiers voor screening van internationale studenten, organisatie interviews, etc.;
• Ondersteuning studenten rond samenstelling curriculum, infodagen;
• Gegevens van alumni up-to-date houden en communicatie met alumni en externe partners ondersteunen.

Administratieve ondersteuning van het onderzoek:

• Financiële administratie (facturen, onkostennota’s,...);
• Logistieke ondersteuning bij het opvolgen van projecten (opmaak offertes, opvolging betalingen);
• Beheer van de websites van de onderzoeksgroep;
• Verslaggeving Cosmopolis Management Meetings;
• Bijdrage leveren aan het up-to-date houden van de website en andere communicatiemedia van de onderzoeksgroep, en databases van wetenschappelijke publicaties.

Op termijn kan de bovenstaande taakomschrijving aangepast worden op basis van een verschuiving van taken binnen de onderzoeksgroep in coördinatie met andere administratieve medewerkers.
 

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

• Je behaalde een professionele bachelor, graduaat of gelijkwaardig door ervaring. Je studeerde af in een relevante studierichting zoals Office Management, of kan gelijkwaardige competenties aantonen op basis van professionele ervaring.
• Je hebt goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels. Kennis van het Frans is een plus.
• Je kan vlot overweg met computers en je bent in staat om je op korte termijn nieuwe softwarepakketten eigen te maken.
• Je kan goed overweg met MS Office, social media, website ervaring is ook een plus.
• Klantvriendelijkheid, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn je sterktes.
• Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet en integer te werk. 
• Je staat erom bekend een dynamische werker te zijn; je staat graag ten dienste van je collega’s, van studenten en onderzoekers
• Je houdt ervan om met anderen samen te werken; je bent ‘open minded’ 
• Je kan ook goed individueel en zelfstandig functioneren.
• Je neemt initiatief en bent steeds bereid om bij te leren.
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een deeltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 4, 5 of 6.  De loonschalen kan je raadplegen op onze jobsite. De startdatum is 1 september.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 01/05/2025 via jobs.vub.be 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze career advisors

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. 

Stap 3: Een jobinterview staat gepland in de week van 19 mei en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Prof. D. Bassens via David.Bassens@vub.be.  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Annelies Jongert via annelies.jongert@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen

Omvang: 0.5

Functie: Management assistant

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: werving