Deel deze vacature

Faculteitssecretaris/ Administratief Directeur

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al ruim 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Als Faculteitssecretaris sta je in voor de administratieve leiding en organisatie van de faculteit, dit onder de verantwoordelijkheid van de decaan en in overleg met de facultaire beleidsorganen. Je werkt hierbij samen met een collega Faculteitssecretaris die voornamelijk instaat voor de beleidsontwikkeling mbt onderwijsgerelateerde materies en studentenaangelegenheden.

Een greep uit jouw takenpakket:

  • Je bent verantwoordelijk voor de organisatie, coördinatie, planning en werking van het faculteitssecretariaat;
  • Daarnaast geef je dagelijkse leiding aan de ATP(Administratief Technisch Personeel)-medewerkers van het faculteitssecretariaat;
  • In deze functie stippel je een facultair digitaal beleid uit waarbij de digitalisering van administratieve en ondersteunende processen centraal staat, en je bent (mede) verantwoordelijk voor de concrete uitwerking en uitvoering van dit beleid in overleg met de desbetreffende overlegorganen;
  • Je ondersteunt de Decaan en de beleidsorganen van de faculteit op gebied van onderzoek, internationalisering, communicatie en marketing op beleidsmatig en administratief vlak en je bent verantwoordelijk voor de communicatiedoorstroming tussen het faculteitssecretariaat en de bevoegde organen;
  • Je woont facultaire en niet-facultaire vergaderingen bij, rapporteert hierover en staat mede in voor de uitwerking en uitvoering van beslissingen;
  • Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van personeelszaken (zowel AP (Academisch Personeel) als ATP (Administratief Technisch Personeel); hierbij werk je een personeelsplan uit voor het ATP van de faculteit;
  • Tot slot sta je in voor de financiële opvolging van de werking van het faculteitssecretariaat en het decanaat.

 

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • Vereiste deskundigheid en /of diploma's: academische deskundigheid op denk-en werkniveau: masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring;
  • Je bent een echte people manager: je hebt minstens 5 jaar ervaring in het aansturen van een team (5 tot 12 medewerkers), je bent in staat een team te motiveren, aan te sturen en te evalueeren;kan zeer goed leidinggeven aan medewerkers: tegelijk ben je luistervaardig en dienstbaar t.a.v. studenten en personeel;
  • Je bent idealiter vertrouwd met de academische wereld en hebt een inzicht in de onderwijsstructuren;
  • Kennis van de  facultaire regelementen en procedures is een  troef;
  • Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en het Engels op niveau C1 van het ERK, en goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Frans op niveau B2 van het ERK, of je bent bereid je bij te scholen en de beoogde taalvaardigheidsniveau's te behalen binnen een termijn van twee jaren na aanstelling.
  • Jouw skills in het gebruik van courante pc-toepassingen (MS Office, Outlook, internet,...) zijn excellent, en je bent bereid je bij te scholen in de relevante softwaretoepassingen voor de uitvoering van de functie;
  • Je bent een geboren organisator en multitasker, proactief, sterk in coördinatie; je bent in staat om tijdig problemen te detecteren en een efficiënte oplossing voor te stellen; je bent besluitvaardig en doordacht handelend;
  • Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt of bij een tegenslag;
  • Met je pragmatische ingesteldheid zoek je actief mee naar oplossingen en doe je  voorstellen  tot optimalisering van de werking;
  • Tot slot stellen je diplomatieke vaardigheden je in staat om de vitale schakel te zijn tussen Centrale administratie, facultaire structuren, personeel en studenten. 

 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 7,8,9, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Bezorg ons vóór 18 mei je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef  gaat door op 25 mei in de voormiddag (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: HR Assessments gaan door in de periode 27-28-31 mei-1 juni (onder voorbehoud van wijzigingen)
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op 4 juni. (onder voorbehoud van wijzigingen). De assessments en gesprekken gaan digitaal door.

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Decaan Prof. Alex Housen via alex.housen@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer HR adviseur Bruno Verwee via bruno.verwee@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar www.jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werking

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Letteren en Wijsbegeerte

Omvang: 1

Functie: Faculteitsecretaris

Gradengroep: 7-8-9

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.