Deel deze vacature

Facility Assistant

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel (VUB) staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De Brussels School of Governance (BSoG) aan de VUB voert interdisciplinair onderzoek uit, organiseert volledig geaccrediteerde hoger onderwijsprogramma's en levert een brede waaier aan academische diensten in verschillende beleidsrelevante domeinen, waaronder energie & milieu, veiligheid & diplomatie, migratie & diversiteit, en digitalisering & democratie. De School is een alliantie tussen het Instituut voor Europese Studies (Vrije Universiteit Brussel), dat een jarenlange reputatie heeft op het gebied van postdoctoraal onderwijs en onderzoek, en het Vesalius College, dat een solide aanbod van niet-gegradueerde en afgestudeerde opleidingen heeft.

2 - Functiebeschrijving

Als Facility Assistant aan de Brussels School of Governance (BSoG) van de Vrije Universiteit Brussel (VUB) ben je verantwoordelijk voor de logistieke en technische ondersteuning van onze academische activiteiten. In deze functie zul je een actieve rol vervullen binnen het Events team, maar ben je ook het aanspreekpunt voor medewerkers (en studenten) voor alle technische en gebouw gerelateerde vragen.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de Head of Secretariat en werk je nauw samen met de Events Officer en je Cluster Coördinator.

Een greep uit je takenpakket:

  • Je werkt voornamelijk onder het toezicht van de Events Officer en rapporteert aan de Head of Secretariat.
  • Je zorgt ervoor dat de vergaderruimtes en klaslokalen in de juiste opstelling staan en voorzien zijn van de juiste benodigdheden (vb. flipchart, pen, papier, water/koffie);
  • Je help mee bij de praktische voorbereiding van Events en relevante benodigdheden (badges, bewegwijzering, deelnemerslijsten,  etc.)
  • Bij externe evenementen, zorg je ervoor dat het materiaal tijdig naar/van de locatie wordt vervoerd;
  • Je zorgt ervoor dat de ruimte voorzien is van catering en andere benodigdheden (glazen, bestek, etc.), en dat de ruimte in goede staat wordt afgesloten na afloop. Je verschaft dus assistentie voor, tijdens, en na het evenement;
  • Je verleent beperkte (technische) assistentie aan het onderwijzend personeel voor het opstellen van online en/of hybride lessen
  • Je ziet erop toe dat de elektronische installaties (beamers, audiovisueel, streaming uitrusting, etc.) operationeel zijn;
  • Je ziet erop toe dat defect kantoormateriaal gerapporteerd en gerepareerd wordt;
  • Je voert lichte administratieve taken uit (bijhouden van inventarissen, Events ondersteuning.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • Je beschikt minstens over een diploma secundair onderwijs;
  • Je hebt een goede kennis van het Engels;
  • Basiskennis van ICT;
  • Basiskennis van AV en geluidssystemen;
  • Mits aansturing van andere collega’s, kun je zelfstandig en planmatig te werk gaan;
  • Je bent stipt en bent in staat je tijd goed te beheren en in te schatten;
  • Je beschikt over zeer sterke organisatorische vaardigheden;
  • Je bent in staat om meerdere taken onder minimale supervisie uit te voeren;
  • Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en werkethiek en bent proactief ingesteld;
  • Je kunt zowel zelfstandig werken als in teamverband;
  • Je bent zeer professioneel en klantgericht;
  • Je bent oplossingsgericht en beschikt over een ‘can-do’ mentaliteit;
  • Je bent bent bereid om volgens flexibele werktijden te werken (8:00-16:00 / 9:00-17:00 / 12:00-20:00, en een 4-tal keer per jaar op zaterdag).

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een Contract onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 3 of 4, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan uiterlijk 15/02/2023 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 21/02/2023 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 27/02/2023 (onder voorbehoud van wijzigingen).

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer mevr. Jacintha Liem via Jacintha.Liem@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer mevr. Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: buiten werking

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Brussels School of Governance

Omvang: voltijds

Functie: Medewerker interne dienst

Gradengroep: 3-4

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.