Contract & Service Coördinator

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze contractmanager die graag de tanden zet in contractbeheer en sturing van onze externe partijen en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als Contractmanager kom je terecht in een 5-koppig team van de dienst Facility Services.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Serge Gilen, afdelingshoofd Facility Services, en werk je nauw samen met de andere teamleaders binnen de dienst Facility Services maar ook met de andere diensten binnen Directie Infrastructuur.

Een greep uit je takenpakket:

• Analyseren en optimaliseren van dienstverleningsprocessen, met formuleren van concrete verbeteradviezen
• Verzorgen van heldere informatieverstrekking en communicatie; fungeren als SPOC tussen interne klanten en externe contractpartners
• Beheren, opvolgen en bewaken van de kwaliteit van security- en reiniging
• Ondersteunen bij de voorbereiding en coördinatie van events (on- en off-campus)
• Actueel houden en opvolgen van procedures en reglementen (o.a. parkeerreglement)
• Instaan voor financiële opvolging (facturatie) en rapportering
• Ondersteunen bij beleidsvoorbereiding en budgetopmaak
• Opstellen en opvolgen van (raam)contracten op basis van het Programma van Eisen (PvE)
• Voorbereiden en organiseren van operationele overlegmomenten met contractanten
• Coördineren en opvolgen van ad-hoc werkzaamheden en activiteiten

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden (ook de Campus in Jette), in combinatie met thuiswerk

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring
• Bij voorkeur heb je minstens 5 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels en stemt je boodschap moeiteloos af op je doelpubliek
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, en beschikt over sterke analytische vaardigheden
• Je bent communicatief, klantgericht en denkt in oplossingen
• Je weet mensen te verbinden en kan constructief omgaan met verschillende stakeholders
• Kennis van de wetgeving over overheidsopdrachten is een pluspunt
•  Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 6 [ min. € 3636,28  - max. € 5256,23 ] of graad 7 [min. € 3763,33 - max. € 5804,12].

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat tot en met 8 maart 2026 via jobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma] 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 16 maart 2026 en kan je thuis afleggen 

Stap 3: Een jobinterview staat gepland in de week van 23 maart 2026 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Soukaina Chantor via Soukaina.chantor@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Serge Gilen via serge.gilen@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Directie Infrastructuur

Omvang: 1

Functie: Medewerker contractmanagement

Gradengroep: 6-7

Wijze van begeven: Werving