Coördinator aanmelden en toelaten

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze coördinator aanmelden en toelaten die graag de tanden zet in onderwijs- en studentenadministratie en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als coördinator kom je terecht in het 12-koppige team van aanmelden en toelaten.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Chloë Foccaert (afdelingshoofd onderwijs- en studentenadministratie) en werk je nauw samen met verschillende diensten binnen Onderwijs- en Studentenzaken, de faculteiten en de andere collega's van de VUB.

Een greep uit je takenpakket:

• Je staat in voor de operationele coördinatie van het inschrijvingsproces aan de Vrije Universiteit Brussel;
• Je zet in op een studentgerichte dienstverlening met het oog op het aanmelden, inschrijven en toelaten van studenten;
• Je verwerkt dossiers inzake aanmelding, toelating en inschrijving;
• Je geeft advies inzake dossiers aan de uitzonderingscommissie;
• Je draagt zorg voor de datakwaliteit bij het inschrijvingsproces en je werkt nauw samen met je collega's van het Business Center;
• Je verstrekt als expert aanmelden & toelaten advies over het toelatings- en inschrijvingsproces van (inter)nationale studenten aan je team, OS-medewerkers, faculteiten of andere collega's;
• Je volgt relevante regelgeving proactief op, formuleert voorstellen tot wijziging van het onderwijs- en examenreglement van de VUB en je verzekert de naleving van het OER bij de toelating en inschrijving van studenten; 
• Je monitort proactief het verloop van het inschrijvingsproces en bijhorende procedures. Je analyseert en documenteert de werking, gaat probleemoplossend te werk en doet voorstellen tot optimalisatie; 
• Je hebt een adviserende rol en rapporteert naar je afdelingshoofd; 
• Je geeft advies en input aan het afdelingshoofd inzake beleidskeuzes met het oog op de verdere ontwikkeling van het OS-beleidsplan en de jaaractieplannen van de afdeling; 
• Je fungeert als teamleider ten aanzien van de medewerkers van het team aanmelden & toelaten op operationeel vlak; 
• Je stelt in overleg met je afdelingshoofd doelstellingen op voor het team, volgt deze op en bewaakt de continuïteit in de werking. Je organiseert regelmatige AT-teamvergaderingen, afgestemd op de doelstellingen; 
• Tot slot vertegenwoordig je het team aanmelden & toelaten op diverse vergaderingen en participeert in projecten.

Voor deze functie zal campus Etterbeek je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een master diploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent vertrouwd met het hoger onderwijslandschap; ervaring in studentenadministratie is een pluspunt
• Je hebt een goede kennis van de relevante wet- en regelgeving met betrekking tot het toelaten en inschrijven van studenten
• Je hebt ervaring met het coördineren van de werkzaamheden van medewerkers
• Je bent vertrouwd met complexe systemen en processen, je durft deze in vraag te stellen en denkt oplossingsgericht
• Je bent flexibel, hebt talent in plannen en organiseren en je werkt zeer nauwgezet en zorgvuldig
• Klantgerichtheid is voor jou een essentieel begrip
• Je hebt zeer goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, zowel in het Nederlands als het Engels
• Je durft voor je eigen mening opkomen, met respect voor de anderen
• Je neemt graag initiatief en je bent leergierig
• Je bent iemand die actief of zoek gaat naar oplossingen, of je vermijd problemen door een proactieve houding aan te nemen
• Je gaat flexibel en pragmatisch om met steeds veranderende omstandigheden. 
• Je beschikt over voldoende relativeringsvermogen en mentale veerkracht om drukke periodes, stress en tegenslagen aan te kunnen
• Je kan vlot overweg met MS Office: Word, Outlook, Excel, Teams

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 6, 7 of 8. Check zeker de salarisschalen op Arbeidsvoorwaarden en voordelen | Vrije Universiteit Brussel . 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 9 november 2025 via jobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma] 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op 13 en 15 november en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland 25 november (voormiddag) en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Chloë Foccaert via chloe.foccaert@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Niet op de werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Onderwijs en Studentenzaken

Omvang: 1

Functie: Medewerker administratieve processen en systemen

Gradengroep: 6-7-8

Wijze van begeven: Werving