Coördinator Operationele en Financiële processen - EUTOPIA

1 - Werken bij de VUB

EUTOPIA is een samenwerking van 10 Europese Universiteiten uit 10 verschillende Europese landen, met als doel een open, multiculturele, confederatie van onderling verbonden campussen te worden. De EUTOPIA Central Office is op zoek naar een Coördinator Operationele en Financiële processen die rapporteert aan de secretatis-generaal van EUTOPIA. Deze functie biedt je de kans om ons team te versterken en je vaardigheden te ontwikkelen in een dynamische en ondersteunende omgeving binnen EUTOPIA, waarbij je bijdraagt aan het vormgeven van de missie en operationele backbone van EUTOPIA.

2 - Functiebeschrijving

Als Coördinator Operationele en Financiële processen ben je verantwoordelijk voor het stroomlijnen van financiële en operationele processen voor het Central Office. Je speelt een sleutelrol in het verzamelen van data en informatie voor digitale tools die de alliantie ondersteunen. In deze functie coördineer je ook de activiteiten van de Business Intelligence Unit en ben je verantwoordelijk voor het verzamelen van gegevens rond de activiteiten van EUTOPIA op het gebied van Onderwijs, Onderzoek en Innovatie.

Specifieke verantwoordelijkheden zullen omvatten: 

Financieel en operationeel management:

• Je optimaliseert en leidt de financiële en operationele processen van het Central Office, inclusief kostenmonitoring, budgetbeheer en financiële rapportages.
• Je ondersteunt de Secretaris-Generaal bij het onderhouden van relaties met externe dienstverleners, zoals software- en boekhoudleveranciers.
• Je werkt samen met het EUTOPIA Central Office-team en biedt ondersteuning bij strategische en operationele taken, wanneer nodig.

Business intelligence en gegevensverzameling:

• Je coördineert de dataverzamelingsprocessen voor key prestatie-indicatoren en kwalitatieve/kwantitatieve onderzoeken ter ondersteuning van EUTOPIA’s groei.
• Je ontwikkelt dashboards voor het monitoren en evalueren van de activiteiten van EUTOPIA op het gebied van Onderwijs, Onderzoek en Innovatie.

Digitale tools en systeemondersteuning: 

• Je ondersteunt de ontwikkeling en/of het onderhoud van digitale tools, catalogi en platforms voor de alliantie, zoals een catalogus van onderzoeksinfrastructuren.
• Je werkt samen met interne en externe belanghebbenden om ervoor te zorgen dat digitale tools voldoen aan de veranderende behoeften van de alliantie. 

Voor deze positie zal de EUTOPIA Central Office bij Usquare (Etterbeek) jouw thuisbasis zijn.
 

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt over een masterdiploma en minimaal 5 jaar relevante werkervaring voor deze rol.
• Bij voorkeur heb je kennis van de hoger onderwijssector met relevante werkervaring bij een hoger onderwijsinstelling in Europa.
• Je bent vaardig in het gebruik van Microsoft Office-suite en business intelligence-tools, zoals Microsoft PowerBI
• Je hebt ervaring met het werken in multiculturele teams en kunt goede werkrelaties opbouwen met interne en externe contacten. 
• Je hebt een scherp oog voor procesoptimalisatie en bent in staat om complexe vraagstukken helder en effectief te communiceren. 
• Je bent bekend met Monitoring, Evaluation, and Learning (MEL) -benaderingen en bent betrokken geweest bij het opzetten en/of implementeren van MEL-framework.
• Je werkt zelfstandig , maar kan ook goed samenwerken met anderen 
• Je bent georganiseerd en nauwkeurig, hebt oog voor detail en een proactieve aanpak bij het oplossen van problemen. 
• Je spreekt vloeiend Engels. Kennis van andere officiële talen van EUTOPIA universiteiten is een voordeel, met name Frans en Nederlands om contact te onderhouden met dienstverleners in België.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

Je krijgt een voltijds contract aangeboden met een salaris gekoppeld aan VUB ATP graad 6 tot 8, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring. Onze salarisschalen kan je vinden op onze website onder “Werken voor de VUB”.  

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden; 
• Een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 17 februari 2025 via jobs.vub.be.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 20 februari 2025 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 12 of 13 maart 2025 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Mattia Bellotti via Mattia.Bellotti@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Sammy-Jo Van Tendeloo via SammyJo.Van.Tendeloo@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: externe middelen

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Directie Internationaal Beleid

Omvang: 1

Functie: Medewerker administratieve processen en systemen

Gradengroep: 6-7-8

Wijze van begeven: werving