Coördinator CAVA

1 - Werken bij de VUB

Herken je jezelf in de woorden: Coachend | Inspirerend | Verbindend en heb je een hart voor de erfgoedsector? Dan zijn wij mogelijks op zoek naar jou!

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Voor CAVA (Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven) zijn we op zoek naar een Coördinator. De dienst staat in voor het documentbeheer en archiefbeleid van de VUB én voor de landelijke vrijzinnige erfgoedwerking in Vlaanderen. CAVA is een collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie met een erkenning op landelijk niveau en bestaat uit een team van een tiental medewerkers. Als afdelingshoofd ben jij de verbindende kracht die richting geeft, inspireert en coördineert.

Wat ga je doen?
Als afdelingshoofd ben je de spilfiguur; je werkt beleidsplannen en doelstellingen uit, zowel voor het VUB-universiteitsarchief als voor de vrijzinnige archieven. Je ontwikkelt en implementeert strategische plannen, zet projecten in gang en werkt samen met het team en met partners   om de beleidsdoelstellingen te realiseren.

• Je geeft leiding met vertrouwen en visie: je zorgt voor een stimulerende werkomgeving, geeft ruimte zodat teamleden kunnen groeien, bewaakt het overzicht en begeleidt je team richting gezamenlijke doelstellingen.
• Je coacht en verbindt: je bent zichtbaar aanwezig voor je team, bevordert open communicatie en laat collega’s optimaal samenwerken.
• Je neemt het voortouw in het financieel en personeelsbeleid van de dienst en organiseert de dagelijkse werking van de dienst. 
• Je optimaliseert de werkprocessen met bijzondere aandacht voor de relatie tussen collectiebeheer en publiekswerking.
• In samenwerking met de interne experts die instaan voor het door CAVA beheerde erfgoed, kijk je erop toe dat voldaan wordt aan de criteria voor landelijk niveau, zoals bepaald in het Cultureelerfgoeddecreet 2021.
• Je onderhoudt contacten binnen de VUB en met andere instellingen binnen en buiten de archiefsector. Je volgt nationale en internationale evoluties in de erfgoedsector en implementeert innovatie waar nodig en wenselijk. 
• Je rapporteert aan de directeur van de Universiteitsbibliotheek en je bent een sparringpartner voor de coördinator Publiekswerking die voor de vrijzinnige archiefwerking instaat voor de rapportering aan de Raad Van Bestuur van het Centrum voor Vrijzinnig Humanistisch Erfgoed (CVHE vzw).

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden. Je werkt minstens 3 dagen per week op campus (afhankelijk van dienstnoodwendigheden), de andere dagen kan je van thuis werken.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt over een Masterdiploma. Een aanvullende opleiding in Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer is zeker een pluspunt, maar geen vereiste.
• Met minstens drie jaar ervaring in een leidinggevende functie heb je intussen een stevige basis opgebouwd in beleidsplanning, visieontwikkeling en het uitzetten van een duidelijke koers voor een dienst of afdeling.
• Je bent een inspirerende leider die visie kan uittekenen, richting geeft én mensen meekrijgt in dat verhaal. Je durft keuzes maken, stuurt bij waar nodig en bouwt tegelijk aan vertrouwen en betrokkenheid binnen je team.
• Je haalt energie uit het coachen en laten groeien van medewerkers, je weet hoe je teamleden aanspreekt, ondersteunt en stimuleert.
• Je bent aanspreekbaar, verbindend en communiceert op een open en eerlijke manier — ook als het spannend wordt.
• Je hebt een hart voor de erfgoedsector. Ervaring op het vlak van erfgoedbeheer, bijvoorbeeld in een archief of documentatiedienst is een meerwaarde. Daarnaast voel je je thuis in de wereld van onderzoek en onderwijs, of je hebt er op zijn minst affiniteit mee..
• Je hebt interesse voorde vrijzinnigheid als levensbeschouwing en als beweging.
• Je communiceert vlot en overtuigend in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast kan je je goed uitdrukken in het Frans en Engels.
• Je hebt goede digitale vaardigheden om courante PC-toepassingen (Office365, , ...) vlot te gebruiken. Nieuwe technologieën schrikken je niet af.
• Tot slot: je bent proactief, oplossingsgericht en werkt gestructureerd. Je ziet kansen waar anderen obstakels zien, en weet hoe je mensen én projecten in beweging krijgt.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 8, 9 of 10. 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  
Stel je dan kandidaat ten laatste op 2/06/2025 via jobs.vub.be.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 
Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  
Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland van 06/06/2025 tot 08/06/2025 en kan je thuis afleggen.
Stap 3: Een assessment in de week van 09/06/2025 (timing onder voorbehoud van wijzigingen) en een jobinterview dat gepland staat in de week van 16/06/2025 of 23/06/2025 (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job  zelf?  
Contacteer Peter Verbist via peter.verbist@vub.be
Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  
Contacteer Sarah Inghelbrecht via sarah.sigrid.inghelbrecht@vub.be of 0475 80 23 93.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 
Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   
Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: eigen middelen

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Rectorale diensten

Omvang: 1

Functie: Afdelingshoofd

Gradengroep: 8-9-10

Wijze van begeven: werving