Deel deze vacature

Afdelingshoofd studentenadministratie

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving
  • Je bent verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling inzake studentenadministratie aan de VUB. Je volgt interne en externe ontwikkelingen en beoordeelt de relevantie voor het te voeren studentenbeleid.
  • Je implementeert het algemeen strategisch plan van de VUB en het beleidsplan onderwijs en studentenzaken voor zover van toepassing op jouw takenpakket en verantwoordelijkheden.
  • Je stelt jaaractieplannen op en je evalueert ze via jaarverslagen. Je bewaakt de inzet van middelen en maakt begrotingsvoorstellen op.
  • Je bent verantwoordelijk voor het budgetbeheer van je dienst.
  • Je bent eindverantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie en de uitvoering van de werkzaamheden binnen de afdeling studentenadministratie. Het verbeteren en stroomlijnen van de verschillende administratieve processen m.b.t. aanmelding, toelating en inschrijving, diploma’s en attesten, etc. vallen onder jouw verantwoordelijkheid.
  • Je geeft leiding aan de medewerkers binnen de afdeling studentenadministratie en staat in voor alle aspecten van het human resources management.
  • Je zorgt voor een goede teamgeest binnen de afdeling onderwijs- en studentenadministratie. Bovendien zorg je voor een goed functionerende en resultaatgerichte afdeling in staat om zich voortdurend aan te passen aan een veranderende omgeving.
  • Je bewaakt de kwaliteit van de data in de systemen die onder jouw bevoegdheid vallen en dit in samenwerking met het Kenniscenter en de directie ICT.
  • Je zorgt voor kennis over actuele wet- en regelgeving en kijkt vooruit op politieke ontwikkelingen. Je adviseert en informeert jouw leidinggevende betreffende relevante ontwikkelingen zodat strategische beslissingen genomen kunnen worden, afgestemd op de noden van de klant en de organisatie.
  • Je rapporteert aan de directeur onderwijs en studentenzaken.
3 - Profiel
  • Je hebt een masterdiploma of je hebt een gelijkwaardig profiel door ervaring.
  • Je hebt ervaring in leidinggeven, het faciliteren van team en het coachen van medewerkers. Je kan anderen inspireren en hen succesvol doen samenwerken.
  • Je hebt ervaring als beleidsondersteuner, zowel op het vlak van visie- en beleidsontwikkeling als op het vlak van rapportering.
  • Je bent bij voorkeur vertrouwd met de regelgeving van het hoger onderwijs en de diverse processen binnen de studenten- en onderwijsadministratie of bent bereid je daar op korte termijn in te werken.
  • Naast een sterk ontwikkeld analytisch en synthetisch denkvermogen beschik je over goede projectmanagementvaardigheden. Bovendien slaag je er als change manager in om de verdere professionalisering van het SAC in goede banen te leiden.
  • Je staat erom bekend creatief te zijn; je krijgt vlot nieuwe ideeën die je gebruikt om problemen slim op te lossen en om nieuwe kansen en uitdagingen aan te pakken.
  • Je beschikt over een sterk ontwikkeld analytisch en synthetisch denkvermogen alsook over vaardigheden inzake projectmanagement en change management.
  • Je krijgt vlot nieuwe ideeën die je gebruikt om probleemoplossend te werken en om nieuwe kansen en uitdagingen aan te pakken.
  • Je hebt ervaring in het aansturen en optimaliseren van werkprocessen.
  • Je bent communicatievaardig en je communiceert doelgroepgericht en dit zowel in het Nederlands als in het Engels.
  • Je slaagt er goed in om instemming te verkrijgen voor je mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door je bevoegdheid en deskundigheid gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen.
  • Je kan goed overweg met de courante toepassingen in MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) en idealiter ken je je weg in het gebruik van PeopleSoft Campus Solutions.
4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 8, 9 of 10, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).
5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Bezorg ons vóór 02/03/2020 je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef op onze campus, gaat door op 09/03/2020 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Indien je slaagt voor de vergelijkende proef worden assessments afgenomen op volgende data: 16, 17 of 18 maart 2020 (onder voorbehoud van wijzigingen). Een finaal gesprek staat gepland op: 02/04/2020 (onder voorbehoud van wijzigingen).

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Vanessa De Cock, directeur onderwijs en studentenzaken, via vanessa.de.cock@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Avital Landau via avital.landau@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar www.jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: patrimonium

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Onderwijs en Studentenzaken

Omvang: voltijds

Functie: Afdelingshoofd

Gradengroep: 8-9-10

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.