Deel deze vacature

Administratief medewerker

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

In je rol als Administratief Medewerker binnen de Brussels School of Governance aan de VUB, zal je deel uitmaken van het Info Point van de School. Samen met 3 andere collega's zal je het eerste aanspreekpunt zal zijn voor studenten, medewerkers, bezoekers, en leveranciers. Je zorgt ervoor dat eerstelijns vragen behandeld of doorgegeven worden en dit met oog voor klantvriendelijkheid. Daarnaast sta je ook in voor de administratieve ondersteuning van studenten en onderwijzend personeel.

In deze functie zul je deel uitmaken van de Education cluster onder begeleiding van de Education cluster coordinator en rapporteer je rechtstreeks aan de Head of Secretariat.

Een greep uit je takenpakket:

  • Eerste aanspreekpunt interne en externe klanten (studenten, onderwijzend personeel, bezoekers, leveranciers);
  • Beheer van de centrale Info point mailbox;
  • Postbedeling (in/uit) en beantwoorden van de centrale telefoon;
  • Coördinatie van het intern toegangsbeheer (i.e. aanvraag van badges, toebedelen van toegangsrechten) in samenwerking met de centrale dienst van de VUB;
  • Je houdt het overzicht van de lidmaatschappen en abonnementen die gelinkt zijn aan de organisatie;
  • Verder verschaf je administratief advies aan studenten m.b.t. hun studietraject;
  • Je levert relevante studentengegevens aan het onderwijzend personeel;
  • Je verzorgt de voorbereiding en verzending van diploma's en transcripties;
  • Je ontfermt je over de special needs studenten;
  • Tot slot, help je de studenten in het bekomen van standaard formulieren en sta je in voor een georganiseerd dossierbeheer.

 

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • We zoeken iemand met een secundair onderwijs diploma (bv. afstudeerrichting 'Kantoor') of bachelor diploma (bv. afstudeerrichting 'Organisatie & Management');
  • Bij voorkeur heb je ervaring in de academische wereld en/of in een internationale werkomgeving;
  • Je bent een administratieve duizendpoot;
  • Je bent georganiseerd;
  • Je hebt goede verbale en communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels;
  • Basiskennis van het Frans is een plus;
  • Je bent klantvriendelijk en service-gericht;
  • Je bent een plantrekker, maar kan ook goed in teamverband functioneren;
  • Je kan meerdere aanvragen opnemen, verwerken, en opvolgen;
  • Je kan om met Office 365 (Outlook, Word, Excel, Teams), internet, en je kan je snel inwerken in diverse gegevensbestanden;

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van bepaalde duur (1 jaar - mogelijkheid tot verlenging) aan met een salaris gekoppeld aan graad 3-4-5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan vóór 03/10/2022 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 06/10/2022 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 10/10/2022 (onder voorbehoud van wijzigingen).

Vragen over de functie-inhoud of de selectieprocedure? Contacteer Jacintha Liem (jobs_bsog@vub.be of +32 2 614 80 02)

Vragen over het selectieproces? Contacteer Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be of 0470/49.38.60.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: externe financiering

Contract: bepaalde duur (1 jaar met mogelijkheid tot verlenging)

Hoofdeenheid: Brussels School of Governance

Omvang: voltijds

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 3-4-5

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.