Deel deze vacature

Administratief medewerker

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Als administratief medewerker kom je terecht in het team van het faculteitssecretariaat van de faculteit Letteren en Wijbegeerte.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de faculteitssecretaris en werk je nauw samen met het academisch personeel en de medewerker onderwijs-en studentenzaken.

Een greep uit je takenpakket:

  • Opmaken van les- en examenroosters: roosters opmaken en onderhouden, berichten en telefonische en mondelinge vragen m.b.t. lessen- en examenroosters beantwoorden.
  • Communicatie: vergaderingen i.v.m. roostering bijwonen, hierover terugkoppelen en knelpunten signaleren.
  • Actieve ondersteuning van de dagelijkse werking van het secretariaat: je zal soms inspringen voor andere administratieve taken in de faculteitsadministratie, zoals de opvolging van e-mails, de reservatie van lokalen en baliewerk.

Je werkt een aantal dagen per week op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering campus in Etterbeek en een aantal dagen van thuis uit.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • We zoeken iemand met een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • Bij voorkeur heb je een aantal jaar ervaring als roosteraar in een hoger onderwijs instelling. Kennis van een roosterprogramma is een plus; ervaring met het opmaken van planningen is een troef.
  • Je bent sterk in administratieve verwerking en opvolging.
  • Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel).
  • Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige manier.
  • Je werkt zeer nauwgezet en zorgvuldig met oog voor detail.
  • Klantgerichtheid is voor jou een essentieel begrip.
  • Je hebt goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. Je durft voor je eigen mening op te komen met respect voor anderen. Je bent assertief op een respectvolle manier.
  • Je bent een echte multitasker en gaat steeds integer te werk.
  • Je neemt graag initiatief en staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen. Je bent ook steeds bereid om bij te leren.
  • Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker wordt.
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een Contract bepaalde duur (2 jaar) aan met een salaris gekoppeld aan graad 4 of 5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan vóór 26/05/2022 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 31/05/2022
  • Stap 3: Een finaal gesprek gaat door op 03/06/2022

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer de faculteitssecretaris via Katrien.De.Cnijf@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer de recruiter via Natasja.Amys@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werkingsuitkeringen

Contract: bepaalde duur (2 jaar)

Hoofdeenheid: Faculteit Letteren en Wijsbegeerte

Omvang: Voltijds

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 4 - 5

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.