Deel deze vacature

Administratief medewerker

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Als administratief medewerker met de focus op personeelszaken kom je terecht in het team van het faculteitssecretariaat van de faculteit Letteren en Wijsbegeerte.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de faculteitssecretaris en werk je nauw samen met je collega personeelszaken, het academisch personeel, de vakgroepvoorzitters en Mens&Organisatie.

Een greep uit je takenpakket:

•    Personeelsadministratie
o    Administratief afhandelen en opvolgen van aanstellingen van nieuwe medewerkers
o    Verwerken van individuele personeelsdossiers met een grote mate van complexiteit 
o    Kennis opbouwen van de verschillende statuten en hun specificiteiten
o    Opvolgen van de personeelsreglementering
o    Informeren van de medewerkers en leidinggevenden aangaande alle aspecten van het personeelsbeheer
o    Verrichten van beleidsvoorbereidende en -opvolgende handelingen
o    Beheersen van de verschillende personeelsprocessen en aangeven en realiseren van verbeterpunten

•    Actieve ondersteuning van de dagelijkse werking van het secretariaat: je neemt ook andere administratieve taken in de faculteitsadministratie op, zoals de opvolging van e-mails, baliewerk, uitleveren van attesten en de reservatie van lokalen.

Je werkt een aantal dagen per week op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering campus in Etterbeek, en een aantal dagen van thuis uit.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

•    We zoeken iemand met een diploma bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.

•    Bij voorkeur heb je een aantal jaar ervaring als medewerker personeelszaken in een bedrijfsomgeving of overheidscontext.
•    Je bent sterk in administratieve verwerking en opvolging.

•    Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel).

•    Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige manier. 
•    Je werkt zeer nauwgezet en zorgvuldig met oog voor detail.

•    Klantgerichtheid is voor jou een essentieel begrip.

•    Je hebt goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. Je durft voor je eigen mening op te komen met respect voor anderen. Je bent assertief op een respectvolle manier.

•    Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet en integer te werk.

•    Je neemt graag initiatief en staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen. Je bent ook steeds bereid om bij te leren.
•    Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker wordt.

•    Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.
 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 4 of 5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan vóór 26/05/2022 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 31/05/2022
  • Stap 3: Een finaal gesprek gaat door op 03/06/2022

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer de faculteitssecretaris via Katrien.De.Cnijf@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer de HR-recruiter via Natasja.Amys@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Werking

Contract: Onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Letteren & Wijsbegeerte

Omvang: Voltijds

Functie: Administratief Medewerker

Gradengroep: 4-5

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.