Deel deze vacature

Administratief medewerker

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

De Vrije Universiteit Brussel zoekt een nieuwe voltijdse financieel/administratieve medewerker voor het team Universitaire Ontwikkelingssamenwerking. Deze cel, onderdeel van het International Office, ondersteunt de academische pijler van de universiteit in onderwijs of onderzoeksprojecten met universiteiten in het Zuiden. De voornaamste financiële donor is de federale overheid, via bemiddeling van het secretariaat Universitaire Ontwikkelingssamenwerking van de Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR-UOS). Het team bestaat momenteel uit 5 personen. 
Het team ontwikkelingssamenwerking zoekt een financiële/administratieve duizendpoot met een brede kijk op de wereld en met interesse in samenwerking met het Zuiden. Affiniteit met de Sustainable Development Goals is gewenst.

 Het takenpakket van de functie is op te delen in drie grote onderdelen:
-    Het bijstaan van de stafmedewerkers met betrekking tot de monitoring en rapportering van de lopende projecten:
•    het eigen worden van de richtlijnen van de financierende instanties (VLIR-UOS) 
•    opvolgen van de financiën van sommige projecten (uitvoeren van betalingen, opmaken van facturen)
•    rapportering voorbereiden
•    Verzamelen en archivering van facturen van bepaalde projecten, zodat deze beschikbaar zijn in het geval van audit
-    Het bijstaan van de stafmedewerkers met betrekking tot het volledig proces van de studenten- en stafmobiliteit van de verschillende projecten (financieel, administratief en logistiek). Onder direct toezicht of op basis van gedefinieerde richtlijnen, kan de persoon correct gegevens verzamelen, verwerken, invoeren en controleren. 
-    Tot slot kan de persoon ingeschakeld worden in de dagelijkse werking van het team, afhankelijk van de noden.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

-    Diploma: Minimum hoger secundair onderwijs, ervaring in financieel beheer en office management is een must 
-    Taalvereisten: vlotte communicatie in Nederlands en Engels, zowel gesproken als geschreven
-    Heeft een grondige kennis van de gangbare ICT-toepassingen (Microsoft Word, Excel, Outlook, Powerpoint,…)
-    Heeft voeling met het universitaire landschap (professoren, personeel en studenten) 
-    Haalt voldoening en plezier uit het nauwgezet en gedetailleerd opvolgen en afwerken van financiële en andere administratieve taken 
-    Werkt gestructureerd en kan orde in chaos scheppen
-    Is sociaal en goed in de omgang met Vlaamse en Internationale studenten
-    Werkt proactief

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een Contract onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 4, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan uiterlijk 31/01/2021 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 04/02/2021 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op 11/02/2021 (onder voorbehoud van wijzigingen).

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Françoise De Cupere via Francoise.De.Cupere@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar www.jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: patrimonium

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Directie Internationaal Beleid

Omvang: voltijds

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: graad 4

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.