Deel deze vacature

Administratief medewerker

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

In je functie van "Dossierbeheerder Personeel" speel je een belangrijke rol in de dagelijkse uitvoering en ondersteuning van de talrijke personeelsaangelegenheden. Je zorgt ervoor dat de individuele personeelsdossiers correct behandeld worden en dit met het oog voor timing en klantvriendelijkheid.

Dit is een greep uit je takenpakket:

  • Invoeren en beheren van gegevens in de personeelsdatabank;
  • Voorbereidingen van aanstellingen en werving van het personeel en dit conform de geldende statutaire en reglementaire bepalingen;
  • Opmaken van loonkostensimulaties en vastleggingen in de boekhouding;
  • Opmaken van arbeids-en beursovereenkomsten;
  • Voorbereiden van de input en het controleren van de output van de loonadministratie.

 

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden maar er wordt op alle campussen van de VUB gewerkt.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • We zoeken iemand met een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je hebt minstens al één jaar ervaring in een loonadministratie van een universiteit of organisatie van gelijkaardige omvang.
  • Jouw skills in het gebruik van de courante PC toepassingen (MS Office, outlook, internet...) zijn excellent.
  • Je kan je op administratief vlak behoorlijk uit de slag trekken.
  • Je hebt degelijke verbale en schriftelijke communicatieskills, zeker in het Nederlands. Je bent ook vertrouwd om te communiceren in het Engels.
  • Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken.
  • Je houdt ervan om je vast te ankeren in personeelsdossiers, dit met zin voor detail.
  • Je werkt graag volgens een systematiek en volgt procedures nauwgezet op.
  • Je kan goed omgaan met mensen; je houdt er sowieso van om met anderen samen te werken.
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke en dynamische organisatie die instaat voor het personeel.
  • Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden  en je kan tegen stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt of bij een tegenslag.
  • Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen. Je kan op  een professionele manier omgaan met vertrouwelijke informatie.
4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van Contract onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 3 of 4, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).
5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Bezorg ons vóór 21/10 je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef op onze campus, gaat door op 23/10 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 27/10 om 15.30 (onder voorbehoud van wijzigingen).

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Mevr. Ruth Waltniel via ruth.waltniel@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer dhr Bruno Verwee via bruno.verwee@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar www.jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie:Werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Mens&Organisatie

Omvang: 1

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 3-4

Wijze van begeven:werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.