Deel deze vacature

Administratief medewerker

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Als administratief medewerker kom je terecht in het 3-koppige team van het vakgroepensecretariaat van de vakgroep KIMA (kinesitherapie, menselijke fysiologie en anatomie).

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Steven Provyn (vakgroepvoorzitter KIMA) en werk je nauw samen met de collega's van het secretariaat, de professoren, assistenten, onderzoekers en VUB-administratie.

Je staat in voor de coördinatie en uitvoering van de administratieve taken ter ondersteuning van de vakgroep op de campus Jette.
Je treedt op als lokaal aanspreekpunt voor zowel studenten als personeel en bewaakt de vlotte werking van de vakgrope op de campus Jette.

Een greep uit je takenpakket:

  • InformatieverstrekkingVerstrekken van informatie met betrekking tot, en de organisatie van het onderwijs: lesroosters, deadlines, examens, deliberatiemomenten, etc.
  • Onderwijs- en onderzoeksadministratie, inclusief verslaggeving en opvolging van verslaggeving tijdens vergaderingen, reservatie lokalen & catering, actualiseren van de PURE database voor wetenschappelijke prestaties,
  • Boekhouding & financiële administratie van onderwijs, onderzoek en dienstbetoon, incl. opmaak van contracten.
  • Ondersteuning bij de organisatie van evenementen zoals symposia en doctoraatsverdedigingen.

Voor deze functie zal de Brussels health Campus  je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • Hogere administratieve en technische deskundigheid: je hebt een diploma of secundair onderwijs gelijkwaardig door ervaring;
  • Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek;
  • je kan goed overweg met software en met de courante toepassingen in MS Office (Outlook, Word,Powerpoint en in het bijzonder Excel);
  • je hebt bij voorkeur kennis van de structuur van het hoger onderwijs;
  • je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid, je bent stressbestendig en je bent in staat om zowel autonoom als in teamverband te werken;
  • je bent proactief, discreet, en sociaalvaardig. Je handelt op integere, objectieve, klantgerichte, en transparante wijze;
  • je staat erom bekend om nauwkeurig en resultaatgericht te zijn; je neemt concrete en gerichte acties om je doelstellingen te behalen;
  • je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en administratieve processen;
  • je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening
  • Van de kandidaat wordt verwacht de onderwijsvisie van de universiteit te onderschrijven (integrale tekst te raadplegen op de website van de universiteit).
4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een [[c_contractType]] aan met een salaris gekoppeld aan graad 3, 4 of 5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).
5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Bezorg ons vóór 13/10/2019 je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef op onze campus, gaat door in de periode 21-25 oktober (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 4 t/m 8 november (onder voorbehoud van wijzigingen).

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Steven Provyn via steven.provyn@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer  via mail bruno.verwee@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar www.jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werking

Contract: contract van onbepaalde duur

Hoofdeenheid: faculteit Lichamelijke Opvoeding en kinisetherapie

Omvang: voltijds

Functie: administratief medewerker

Gradengroep: 3-4-5

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.