Administratief medewerker

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze administratieve duizendpoot die graag de tanden zet in onze aankoopprocessen en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als administratieve medewerker kom je terecht in het 3-koppige team van het Zakelijk Bureau binnen Directie Infrastructuur.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Rica Ciriaco, Projectleider binnen het Zakelijk Bureau en werk je nauw samen met alle diensten binnen INFRA.

Een greep uit je takenpakket:

• Het toevoegen van offertes aan de correcte dossiers;
• Het controleren van de compliance van aankoopdossiers;
• Het plaatsen van bestellingen in Racs;
• Het opmaken van facturen voor verhuur van VUB-ruimtes;
• Het beheren van de stock en het plaatsen van bestellingen bij leveranciers (o.a. So-lucious en Miko);
• Noodanalyse, bestelling en beheer stock werkkledij.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring.
  Bij voorkeur heb je ervaring in een gelijkaardige functie.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek.
• Je bent nauwkeurig, gestructureerd, oplossings-en klantgericht.
• Kennis van Sharepoint en wet op de Overheidsopdrachten is een plus.

Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een deeltijds contract van bepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 3 en 4.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken waaronder een smartphone & abonnement; en een maandelijkse internetvergoeding;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Stel je dan kandidaat vóór 3 mei 2026 via jobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma] 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op 6 en 7 mei 2026 en die mag je thuis, digitaal maken. 

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 13 mei 2026 (voormiddag) en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Geneviève De Schryver via genevieve.de.schryver@vub.be.  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Werking

Contract: Contract bepaalde duur

Hoofdeenheid: Directie Infrastructuur

Omvang: 0.6

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 3

Wijze van begeven: Werving