Administratief medewerker

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze administratieve en logistieke ondersteuner die graag de tande nzet in het archiefbeheer van de universiteit en van de georganizeerde Vlaamse vrijzinnigheid, en uitkijkt naar een volgende stap in de loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

CAVA (Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven) staat in voor het documentbeheer en archiefbeleid van de VUB én voor de vrijzinnige erfgoedwerking in Vlaanderen. CAVA is een collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie met een erkenning op landelijk niveau en bestaat uit een team van een vijftiental medewerkers. Wij zijn op zoek naar een nauwkeurige en gemotiveerde medewerker die de spilfiguur wordt van onze interne werking.  Je werkt nauw samen met de financieel verantwoordelijke en de coördinator, en speelt een sleutelrol in het beheren van overeenkomsten, bijhouden van inkomsten en uitgaven en het optimaliseren van administratieve taken. 

Je takenpakket:  

• Je neemt de algemene administratieve ondersteuning van het team op. 
• Je maakt permanentieschema’s voor de leeszaal op en haalt opgevraagde archieven uit het depot.
• Je plaatst bestellingen en zorgt voor een tijdige aanvulling van benodigdheden (administratief materiaal en archiefhulpmiddelen). 
• Je notuleert teamvergaderingen en zorgt voor een duidelijke verslaggeving. 
• Je beheert de gemeenschappelijke mailbox en zorgt voor een efficiënte dispatching van inkomende vragen. 
• Je staat in voor het verzenden en ontvangen van poststukken. 
• Je reserveert lokalen voor interne en externe activiteiten en regelt de bijhorende catering. 
• Je stelt uitgaande facturen op en zorgt dat binnenkomende facturen gecentraliseerd worden en doorgegeven aan de centrale boekhouding van de Universiteitsbibliotheek. Je slaat facturen op in sharepoint en behoudt voor de coördinator en in samenspraak met de financieel verantwoordelijke het overzicht van inkomsten en uitgaven.  
• Je biedt administratieve ondersteuning bij de opmaak van contracten en overeenkomsten. Je zorgt dat deze worden opgeslagen op sharepoint, en behoudt het overzicht voor de coördinator.  
• Je verzamelt documentatie en cijfers bij het opmaken van financiële rapportages. 
• Communicatie met leveranciers en klanten over administratieve en financiële zaken.
• Je ondersteunt collectiebeheer occasioneel logistiek bij het ophalen van archief. Je rijdt met de auto of camionet en laadt papierdozen in. 

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met occasioneel thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je hebt ten minste een diploma secundair onderwijs. 
• Je beschikt overeen rijbewijs type B. 
• Een aanvullende opleidingen en/of ervaring met administratie is een pluspunt 
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd. 
• Je houdt ervan om zaken efficiënt aan te pakken en te optimaliseren waar mogelijk. 
• Je hebt een goede kennis van MS Office (Excel, Word) en bij voorkeur ervaring met boekhoudsoftware. 
• Je bent communicatief, discreet en betrouwbaar. 
• Je kan jezelf vinden in een werkomgeving waar transparantie, teamgeest en respect voorop staan. 
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels. Je kan je plan trekken in het Frans. 
• Je kan zelfstandig werken maar functioneert ook goed in teamverband. 
• Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een deeltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 4 of graad 5. 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Stel je dan kandidaat vóór 11 januari 2026 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 16 januari 2026 en kan je thuis afleggen. 

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 23 of 26 januari 2026 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Van 25/12/2025 tot en met 01/01/2026 is de VUB gesloten. Tijdens deze week zijn we niet bereikbaar. Vanaf 02/01/2026 beantwoorden we je bericht zo snel mogelijk. Fijne feestdagen!

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Bram Beelaert via bram.beelaert@vub.be.  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Sarah Ingelbrecht via sarah.inghelbrecht@vub.be. 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: niet werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Rectorale diensten

Omvang: 0.6

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 4-5

Wijze van begeven: werving