Administratief medewerker

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze nieuwe collega die graag de tanden zet in de administratieve ondersteuning van het faculteitssecretariaat van de faculteit Recht en Criminologie en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als administratief medewerker kom je terecht in het 12-koppige team van het faculteitssecretariaat van de faculteit Recht en Criminologie. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de faculteitssecretaris en werk je nauw samen met het academisch personeel en de teamleider.

Een greep uit je takenpakket:

  • Bijdragen aan de dagelijkse werking en het verzorgen van de permanentie van het secretariaat.
  • Administratieve en logistieke taken: mailing, bestellingen, aankoop en beheer kantoormateriaal, organisatie en voorbereiding vergaderingen, catering …
  • Ondersteuning financieel beheer: ondersteuning academisch personeel m.b.t. financiële administratie, …
  • Ondersteuning bij on- en offboarding van academisch personeel (toegangsbeheer, logistiek, onthaal).

 

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

 

  • Je beschikt minstens over een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je bent vertrouwd met, of bereid je in te werken in de academische wereld (inzicht in de onderwijsstructuren, in het bijzonder van de universiteit en met de voor de faculteit relevante regelgevingen).
  • Je kan vlot overweg met de courante pc-toepassingen (MS office, Outlook, internet,..).
  • Je hebt goede verbale en schriftelijke communicatie skills in het Nederlands en het Engels.
  • Je bent in staat de schakel te zijn tussen de centrale administratie, de departementale structuren en de academici van de vakgroepen; hierbij handel je steeds vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, transparantie, …
  • Je bent klantvriendelijk en je communiceert vlot en op gepaste wijze met alle actoren, zowel binnen de vakgroepen als daarbuiten;
  • Je bent een goede organisator en multitasker.
  • Je bent stressbestendig en in staat om zowel autonoom als in teamverband te functioneren.
  • Je hebt een pragmatische ingesteldheid waarin je (pro)actief mee zoekt naar oplossingen.
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke, betrouwbare en transparante faculteit om het VUB-project mee te realiseren.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 3 of graad 4.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

  • Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
  • Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
  • Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
  • Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
  • Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques
  • Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
  • En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Stel je dan kandidaat vóór 11/03/2024 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 18/03/2024 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland in de week van 25/03/2024 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Saskia Segers via Saskia.Segers@vub.be  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be of 0470/49.38.60.

 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werkingsuitkeringen

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Recht en Criminologie

Omvang: 1

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 3-4

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.