Deel deze vacature

Administratief medewerker

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Als 'Administratief Medewerker Inschrijvingen' kom je terecht in het team van de Onderwijs- en Studentenadministratie OWSA. Zij beheren de volledige administratieve loopbaan van studenten; vanaf hun toelatingsaanvraag tot het moment dat ze de universiteit (al dan niet na diplomering) verlaten. Om tegemoet te komen aan de toenemende werkdruk, breiden we het vaste team uit met 3 tijdelijke medewerkers om deze processen vlot te laten lopen.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Anneleen De Meu, Afdelingshoofd Onderwijs- en Studentenadministratie en werk je nauw samen met de rest van het team dat bestaat uit vaste medewerkers, jobstudenten en tijdelijke medewerkers.

Een greep uit je gevarieerd takenpakket:

  • Na een intensieve training in de eerste weken werk je in de periode van 15 augustus tot en met 30 september afwisselend mee in één of meerdere stappen van het inschrijvingsproces aan de VUB om Vlaamse en (inter)nationale studenten (die al dan niet reeds een aanmeldingstraject doorlopen hebben) succesvol in te schrijven,
  • Je verwerkt op een zelfstandige manier de data van de Inschrijvingen en zorgt voor de opvolging van de desbetreffende processen binnen ons StudentenInformatieSysteem CALI,
  • Je staat (kandidaat)studenten in persoon en via mail te woord voor alle vragen betreffende de inschrijvingen aan de VUB,
  • Je kan ook ingeschakeld worden bij de uitvoering van enkele bijhorende processen zoals het aanmaken van attesten, studentenkaarten, … in overleg met de rest van het team
  • Na de Inschrijvingsperiode (vanaf 1 oktober) willen we je graag nog mee laten helpen aan de nazorg (moeilijke cases, extra vragen, individuele problemen…) en het verzekeren van de datakwaliteit.
  • Vanaf november help je mee de intake van nieuwe internationale studenten voor het volgende academiejaar te verwerken.

Je krijgt een tijdelijk contract van 12 maanden met werkuren van maandag tot en met vrijdag van 09u tot 17u. In september en oktober word je in onderling akkoord ook mee ingezet voor enkele zaterdagen/infodagen.

Voor deze functie zal Campus Humanities, Sciences and Engineering je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • We zoeken iemand met een hoger secundair diploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek.
  • Je kan overweg met de meest courante officeprogramma’s (Excel, Word, ….)
  • Je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid.
  • Verder ben je in staat om zowel autonoom als in teamverband te werken.
  • Je bent klantgericht, leergierig en flexibel ingesteld.
  • Deadlines vormen voor jou geen uitdaging en multitasking met behoud van prioriteit is voor jou vanzelfsprekend.
  • Kennis van databanken en extra talen zijn een plus.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van bepaalde duur (1 jaar) aan met een salaris gekoppeld aan graad 3 of graad 4, afhankelijk van jouw competenties en ervaring .

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan ten laatste 05/10/2022 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 10/10/2022 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op 13/10/2022 (onder voorbehoud van wijzigingen).

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Anneleen De Meu via anneleen.de.meu@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Sarah Inghelbrecht via sarah.sigrid.inghelbrecht@vub.be of 0475/802393

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Patrimonium

Contract: bepaalde duur (1 jaar)

Hoofdeenheid: Onderwijs en Studentenzaken

Omvang: voltijds

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 3 - 4

Wijze van begeven: Werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.