Administratief liaison contractbeheer

1 - Werken bij de VUB

Ben jij de administratieve medewerker die voldoening haalt uit het helpen van anderen? Die graag  de tanden zet in de opvolging van onderzoekscontracten en die de ontbrekende elementen bij elkaar brengt door pro-actief de juiste stappen te zetten en goed te communiceren met je collega's en met de onderzoekers die op jou rekenen? 

Dan kijk jij uit naar een volgende stap in je loopbaan en dat begint bij de VUB!   

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

De Vrije Universiteit Brussel ondersteunt actief innovatie en technologische vooruitgang via onderzoek met bedrijven en de terberschikkingstelling van haar intellectuele eigendom en expertise voor commerciële of maatschappelijke toepassingen.  In dat kader kijkt de VUB TechTransfer die optreedt als interface tussen universiteit en bedrijfswereld, uit naar een administratief medewerker die het contractbeheer mee ondersteunt en daarin wenst door te groeien. 

Je werkt in de cel contractmanagement waar de administratieve opvolging van de universitaire onderzoekscontracten gebeurt. Je verzorgt de back-office voor de business developers en juristen die de contracten aanbrengen en die op jou rekenen voor een vlotte en nauwgezette opvolging. Je bent de liaison die de ontbrekende elementen opspoort en de dossiers vervolledigt, zodat vlotte afhandeling mogelijk is. 
Je rapporteert aan de coördinator van de cel en aan het diensthoofd.

Je taken omvatten ondermeer: 
• administratieve ondersteuning verlenen bij de indiening van projectvoorstellen
• registratie en opvolging van de binnenkomende overeenkomsten    
• registratie in het centrale beheerssysteem en opvolging van de wijzigingen
• overleg met en communicatie naar de professoren, onderzoekers en externe contractpartners onder begeleiding van het afdelingshoofd
• toelichting geven mbt de procedures, stand van zaken in de behandeling, knelpunten
• ondertekeningsprocedures opstarten en opvolgen
• verzending, klassering en archivering
• overleg en tussenkomst waar nodig met financiële administratie en de afdeling Mens & Organisatie met het oog op vlotte en goede uitvoering

Voor deze functie zal het BraeM gebouw je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk. 

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je behaalde een diploma secundair onderwijs en een eerste relevante werkervaring; 
• Je hebt zeer goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus;
• Je kunt goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access)....;
• Klantvriendelijkheid, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn essentieel;
• Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet tewerk;
• Je staat erom bekend een harde, dynamische werker te zijn; je staat graag ten dienste van je collega’s en onderzoekers en je creëert door je opgebouwde expertise een belangrijke meerwaarde;
• Je kan goed omgaan met mensen; je houdt er sowieso van om met anderen samen te werken, je bent ‘open minded’ en positief ingesteld;
• Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken;
• Je werkt zeer correct en zorgvuldig met oog voor detail en je neemt graag initiatief;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan in gradengroep 3 of 4 (voor meer info, klik hier) 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Stel je dan kandidaat vóór 6 mei 2026 via jobs.vub.be 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. 

Stap 3: Een jobinterview. 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Wesley verbeke via Wesley.Verbeke@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Annelies Jongert via Annelies.Jongert@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Externe financiering

Contract: Onbepaalde duur

Hoofdeenheid: VUB TechTransfer

Functie: Administratief Medewerker

Gradengroep: 3-4

Wijze van begeven: werving