Administratief deskundige

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze administratief Deskundige die graag de tanden zet in de juridische ondersteuning van het vicerectoraat Onderzoek en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Deze opdracht is tweeledig:

1) Ondersteuning van de juridische dienst

Als juridisch medewerker ondersteun je de juristen van R&D. Je draagt bij tot een tijdige en juiste verwerking en vastlegging van gegevens en contracten.  

Takenpakket: 

• Opvolgen juridisch-administratieve kant van overheidsopdrachten 
• Juridisch-administratieve ondersteuning van collega-juristen: hulp bij redactie van juridische documenten: overeenkomsten, reglementen, verslagen, … 
• Joint PhD overeenkomsten onderhandelen en opvolgen 
• Voorbereiden, opstellen, nakijken en goedkeuren van standaardovereenkomsten en templates in samenwerking met collega-juristen. 
• Organiseren en bijwonen van vergaderingen, verslaggeving, … 

2) Ondersteuning ethische commissies

Als medewerker van de ethische commissies zal je de beleidsmedewerker ethiek van RESEARCH ondersteunen in de administratieve werkzaamheden ten behoeve van de Ethishe Commissie Dubbelgebruik, Militair Onderzoek & Misbruik (EDCMM). 

Takenpakket: 

• eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen inzake de procedure van de EDCMM, waarbij je deze ofwel zelf beantwoordt ofwel doorverwijst;  
• eerste adviesverlening aan onderzoekers inzake de wettelijke verplichtingen m.b.t. de correcte verwerking van persoonsgegevens. Je verwijst onderzoekers door waar nodig naar de Data Protection Officer van de VUB;  
• inhoudelijke en administratieve ontvankelijkheidscontrole van ingediende aanvragen;  
• tijdig beschikbaar maken van informatie betreffende deadlines en voorwaarden voor ethische adviesverlening; 
• opmaken van de agenda, het verslag en organisatie van de vergaderingen van de ECDMM 
• versturen van ethische adviezen van de ECDMM naar onderzoekers en verricht de daar bijhorende administratieve werkzaamheden; 
• ondersteunen in de administratieve werkzaamheden aangaande de ECDMM. 

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, [in combinatie met thuiswerk].

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: uitvoerende, technische en academische  deskundigheid: je hebt een bachelorsdiploma interesse in en/of ervaring met juridische context (bv. bachelordiploma rechtspraktijk). 
  • Je hebt een zeer goede, actieve beheersing van het Nederlands en het Engels (schriftelijk en mondeling). Ook een schriftelijke beheersing van het Frans strekt tot de aanbeveling. 
  • Je kunt goed overweg met MS Office. Kennis van MS Excel en Powerpoint vormen een meerwaarde. 
  • Je communiceert vlot en slaagt erin je mening, aanpak of visie zowel mondeling als schriftelijk over te brengen door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door je bevoegdheid en deskundigheid gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. 
  • Je kan goed om met feedback 
  • Je bent klantgericht en je gaat discreet tewerk. 
  • Je bent in staat om een goed inzicht te krijgen in informatie, dossierkennis op te bouwen en om die helder samen te vatten en te beoordelen. 
  • Je toont initiatief, bent proactief en hebt organisatorisch talent.  
  • Je kan goed zelfstandig werken. 
  • Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen.
  • Je bent flexibel en kan je aanpassen aan uiteenlopende situaties en mensen. Je kan werken onder tijdsdruk en kan tegen een stootje wanneer het moeilijker wordt of wanneer je tegenslag ondervindt. 
  • Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5-6-7. 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 19 augustus via jobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma] 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week 34 of 35 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland in week 40 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Liesbeth Lemmens via liesbeth.lemmens@vub.be .

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Barbara Van Belle via barbara.van.belle@vub.be .

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie:

Contract van onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Directie Onderzoeksbeleid

Omvang: voltijds

Functie: Administratief deskundige