Administratief deskundige

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze administratief deskundige die graag de tanden zet in personeelszaken en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Om ons 10-koppige team van het faculteitssecretariaat van de faculteit Lichamelijke Opvoeding en Kinesitherapie (LK) te versterken, zijn we op zoek naar een administratief deskundige (80% - contract onbepaalde duur).

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Catherine Sillis (coördinator secretariaat) en werk je nauw samen met de vakgroepcoördinator, het academisch en administratief personeel van de faculteit LK en met de collega's van de VUB-centrale dienst Mens & Organisatie.

Een greep uit je takenpakket:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en je geeft informatie over de juiste procedures en deadlines. Je maakt een timing op en volgt nauwgezet op welke stappen moeten genomen worden.
• Op basis van de reglementen en de informatie die je opvraagt, maak je het personeelsdossier op.
• Op termijn denk je mee na en geef je advies over het personeelsbeleid, zoals het efficiënter of klantvriendelijker maken van processen en systemen en het signaleren van aandachtspunten.
• Naast jouw hoofdtaak als personeelsmedewerker zal je mogelijks ook inspringen voor andere administratieve taken in het faculteitssecretariaat.
• Er is een mogelijkheid om op termijn te evolueren naar een aanstelling van 100% door het opnemen van een coördinerende functie.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt minstens over een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring;
• Bij voorkeur heb je een aantal jaar ervaring in administratie.
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels.
• Je bent sterk in administratieve verwerking, kan vlot overweg met MS Office (outlook, word, excel) en werkt nauwgezet en met oog voor detail.
• Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige manier.
• Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een deeltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5, graad 6 of graad 7.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken 
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 16 februari via jobs.vub.be 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 17 februari 2025 en kan je thuis afleggen 

Stap 3: Een jobinterview staat gepland in de week van 24 februari 2025 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Evert Zinzen via Evert.Zinzen@vub.be.  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werkingsuitkerigen

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie

Omvang: 0.8

Functie: Administratief deskundige

Gradengroep: 5-6-7

Wijze van begeven: werving