Administratief deskundige

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze administratief deskundige AT en Exchange die graag de tanden zet in studentenadministratie en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als administratief deskundige AT en Exchange kom je terecht in het 9-koppige team van Aanmelden en Toelaten.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Tanita Pepermans, coördinator AT, en werk je nauw samen met het AT-team, de Onderwijs- en Studentenadministratie en de faculteiten.

Een greep uit je takenpakket:

• Je werkt mee aan alle stappen van het inschrijvingsproces aan de VUB om Vlaams en (inter)nationale studenten succesvol in te schrijven ;
• Je verwerkt op een zelfstandige manier de data van de inschrijvingen en zorgt voor de opvolging van de desbetreffende processen binnen ons Studenten Informatie Systeem CaLi ;
• Je verwerkt op zelfstandige basis de dossiers van uitwisselings- en gaststudenten, inclusief hun respectievelijke administratie;
• Je staat (kandidaat)studenten in persoon en via mail te woord voor alle vragen betreffende de inschrijvingen aan de VUB;
• Tijdens de inschrijvingsperiode ondersteun je mee de tijdelijke medewerkers en jobstudenten en stuur je hen ook mee aan waar nodig;
• Je helpt tevens mee aan de nazorg (moeilijke cases, extra vragen, individuele problemen...) en het verzekeren van de datakwaliteit;
• Tot slot monitor je mee de werking van het Studenten Informatie Systeem CaLi en de bijhorende aanmeldingsapplicatie.

Voor deze functie zal [[Campus Etterbeek]] je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring. Bij voorkeur heb je ook al enkele jaren ervaring op een studentenadministratie.
• Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en Engels en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek.
• Je bent helemaal thuis in Peoplesoft Campus Lifecycle, OTRS en Mobility-Online.
• Je werkt vlot met de verschillende Office 365-toepassingen.
• Je bent nauwkeurig, efficiënt en ondernemend.
• Je vindt het fijn om een gevarieerd takenpakket te hebben en kan vlot wisselen tussen verschillende taken; ook bij veranderingen en drukte stel je je flexibel en veerkrachtig op.
• Kennis van het hogeronderwijslandschap is een must. Bij voorkeur ben je vertrouwd met de Codex Hoger Onderwijs.
• Je hebt ervaring met internationale databanken zoals Ecctis of WHED.
• Je bent klantvriendelijk en communicatief ingesteld.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5, 6 of 7 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 08/10/2024 via jobs.vub.be 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op 09/10/2024

Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 14/10 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Tanita Pepermans via tanita.pepermans@vub.be.  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Niet op de werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Onderwijs en Studentenzaken

Omvang: 1

Functie: Administratief deskundige

Gradengroep:

Wijze van begeven: Werving