Administratief deskundige

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze administratief deskundige die uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Het Brussels University Consultation Center, BRUCC,  is  een  centrum  voor   psychologische   dienstverlening,   opleiding  en   onderzoek  waar kinderen  en volwassenen   terecht  kunnen  voor  individuele  begeleiding,  groepssessies  en psychodiagnostisch onderzoek. BRUCC verzorgt ook workshops en lezingen voor professionelen  en  voor  een  breder  publiek.  Studenten  en onderzoekers  vinden  in  BRUCC ondersteuning  voor  hun  opleiding  en  onderzoek.

We zijn op zoek naar een administratief deskundige, zo ziet jouw takenpakket eruit:


Dagelijks beheer 

  • Onthaal en aanspreekpunt voor cliënten, collega’s, studenten en docenten
  • Opvolgen van communicatie via BRUCC telefoon, mail, website en sociale media
  • Uitsturen van nieuwsbrieven en interne communicatie
  • Beheer van de BRUCC agenda en lokaalbezetting
  • Het centrum voorzien van benodigde kantoor- en keukenartikelen
  • Opvolgen van aanmeldings-/wachtlijsten en inschrijvingen voor lezingen, workshops, trainingen en studiedagen (aanbod BRUCCpro) 
  • Voorbereidend werk in kader van fysieke of digitale overlegmomenten/bijeenkomsten (klaarzetten materiaal, maken van kopieën, praktische organisatie van evenementen, etc.)

Facturatie en opvolging 

  • Betaling en opvolging van (interne/externe) facturen en onkosten (Excel, RACSWEB)
  • Aanvragen en opmaken van prijsoffertes (lezingen, trainingen, catering, locaties, etc.)
  • Opmaak van financiële begroting en jaarrekening.

Onderwijs 

Het versterken van de synergie tussen BRUCC praktijk, onderzoek en onderwijs door:

  • Praktische organisatie van competentiegerichte onderwijs- en trainingsmodules, reflectiegroepen en skills labs
  • Vestigen en onderhouden van communicatie met (klinische) instellingen om praktijkgerichte leermogelijkheden te waarborgen
  • Ondersteunen van en beschikbaar stellen van onderwijsmateriaal voor docenten (o.a. anonimisatie van testmateriaal, uploaden van videomateriaal op BRUCC canvas-ruimte, verzamelen van noden en vragen van docenten mbt ontwikkeling van nieuw onderwijsmateriaal)
  • Ondersteunen van de BRUCC-testotheek (uitlenen materiaal, permanentie, ingave bibliotheek systeem van nieuwe testen)

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • Je beschikt minstens over een graduaat of bachelor of gelijkwaardig door ervaring.  
  • Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en het Engels en bent klantgericht.
  • Je kan goed overweg met de meest courante toepassingen binnen MS Office. Kennis van ACCESS strekt tot aanbeveling.
  • Je bent een geboren organisator en multitasker, proactief, sterk in probleemoplossend denken.
  • Je beschikt over uitstekende interpersoonlijke vaardigheden en een empathische houding.
  • Je hanteert een flexibile werkhouding.
  • Je bent discreet en handelt vanuit de beroepscodes van integriteit, objectiviteit, gelijke behandeling en transparantie, uitgaande van de basisregels van sociale en ethische normen.
     

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een deeltijds (50%) contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

  • Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
  • Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
  • Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
  • Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
  • Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques
  • Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
  • En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  


Stel je dan kandidaat vóór 11/03/2024 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 11/03/2024 en kan je thuis afleggen en/of [de resultaten zullen gebruikt worden om een opleidingsplan uit te werken.] 

Stap 3: Een jobinterview staat gepland in de week van 18/03/2024 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Joyce Van Den Meersschaut via joyce.van.den.meersschaut@vub.be of via 0477/83.43.39.  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be of 0470/49.38.60.

 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werkingsuiterkingen

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Psychologie & Educatiewetenschappen

Omvang: 50%

Functie: Administratief deskundige

Gradengroep: 5

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.