Deel deze vacature

Administratief deskundige personeel

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Om ons 10-koppige team van het faculteitssecretariaat van de faculteit Lichamelijke Opvoeding en Kinesitherapie (LK) te versterken, zijn we op zoek naar een administratief deskundige (60% - contract bepaalde duur tot 31/07/2023).

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Sofie Stevens (faculteitssecretaris) en werk je nauw samen met de vakgroepcoördinator, het academisch en administratief personeel van de faculteit LK en met de collega's van de VUB-centrale dienst Mens&Organisatie.

Een greep uit je takenpakket:

  • Je staat in voor het beheer en de uitvoering van de personeelsadministratie: je fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers, je informeert leidinggevenden en andere personeelsleden over de juiste procedures en deadlines voor aanstelling, hernieuwing, vervanging, … van een personeelslid. Je staat in voor de opmaak van het personeelsdossier;
  • Je bewaakt dat het proces binnen een door jou opgestelde timing (rekening houdend met de vigerende regelgeving) wordt doorlopen en je volgt nauw op voor welke aanstellingen actie ondernomen moet worden;
  • Verder denk je mee na en geef je advies over het personeelsbeleid: inschatten van financiële implicaties, controleren van de begroting, het efficiënter of klantvriendelijker maken van processen en systemen, nadenken over de meest efficiënte inzet van mandaten, problemen of aandachtspunten signaleren en escaleren, …
  • Naast jouw hoofdtaak als administratief deskundige personeel zal je mogelijks ook inspringen voor andere administratieve taken in de faculteitsadministratie.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • Je beschikt minstens over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring;
  • Bij voorkeur heb je een aantal jaar ervaring in administratie.
  • Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels.
  • Je bent sterk in administratieve verwerking, kan vlot overweg met MS Office (outlook, word, excel) en werkt nauwgezet en met oog voor detail.
  • Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige manier.
  • Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van bepaalde duur (tot 31/07/2023) aan met een salaris gekoppeld aan graad 5, 6 of 7, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
  • Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
  • Voordelige sportmogelijkheden;
  • Ecocheques;
  • Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
  • Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan uiterlijk 11/12/2022 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 15/12/2022 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 20/12/2022 (onder voorbehoud van wijzigingen).

 

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Sofie Stevens via sofie.stevens@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer mevr. Natasja Amys via Natasja.Amys@vub.be of 0470/49.38.60.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werkingsuitkeringen

Contract: bepaalde duur (tot 31/07/2023)

Hoofdeenheid: Faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie

Omvang: deeltijds (60%)

Functie: Administratief deskundige

Gradengroep: 5-6-7

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.