Administratief deskundige MOBI

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze administratief deskundige die graag de tanden zet in ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als administratief deskundige kom je terecht in het een polyvalent team dat administratieve ondersteuning biedt aan de grote onderzoeksgroep MOBI (https://mobi.research.vub.be/) binnen de faculteiten ingenieurswetenschappen en sociale wetenschappen en Solvay Business School. Deze onderzoeksgroep bestaat uit gemiddeld 100 leden (professoren, onderzoekers, technici, administratieve krachten, stagiairs), waarin meer dan 20 nationaliteiten vertegenwoordigd zijn.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan An Vranckx, opereational director en werk je nauw samen met Prof. Joeri Van Mierlo.

Een greep uit je takenpakket:

• Voor deze onderzoeksgroep bereid je de personeelsadministratie voor in het centrale, digitale personeelsplatform van de VUB. Je staat er zo voor in dat verlengingen en wijzigingen van arbeidscontracten voorbereid en opgevolgd worden en met voldoende middelen zijn gedekt - grotendeels op extern-gefinancierde projecten. Je zorgt er ook voor dat niet-Europese medewerkers tijdig kunnen starten met de aanvraagprocedures voor de noodzakelijke vergunningen. Je maakt de documenten op waarin personeelskosten aan externe financieringsinstanties worden gerapporteerd.
• Binnen MOBI draag je zorg voor het welzijn en de specifieke noden van de diverse en multiculturele groep medewerkers. Je onthaalt nieuwe medewerkers en zorgt ervoor dat ze toegang verkrijgen tot de voor hun opdracht relevante lokalen en materialen en dat zij deze op een veilige manier kunnen gebruiken. Je organiseert veiligheidstrainingen conform de wettelijke richtlijnen en zorgt ervoor dat er EHBO-materiaal voorhanden is en voldoende medewerkers worden opgeleid om deze zorg toe te dienen. Je staat ook mee in voor de organisatie van teambuilding evenementen en voor netwerkmomenten waarmee de onderzoeksgroep de banden onderhoudt met oud-medewerkers en alumni.
• Van jou wordt ook verwacht dat je tijdelijk de taaklast van collega's in het administratief team kan opvolgen, ondersteunen en overnemen bij afwezigheden.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

.

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een Bachelor diploma "Organisation & Management - Business & Languages"of gelijkwaardig door ervaring. Bij voorkeur heb je een eerste ervaring in personeels- of financieel beheer.
• Je beheerst zowel het Nederlands, het Engels en het Frans vlot mondeling en schriftelijk en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek. Kennis van andere talen zoals Spaans en Arabisch is een grote meerwaarde. 
• Je bent geduldig, flexibel en kan vlot en assertief communiceren.
• Je functioneert goed in een team.
• Je hebt een groot aanpassings-, en leervermogen en kan met de nodige vastberadenheid je werk en dat van andereren efficiënt, planmatig en kwalitatief organiseren. 
• Je bent zeer nauwkeurig en hebt oog voor detail.  
• Je kan goed luisteren, bent empatisch ingesteld en bent in staat om bruggen te bouwen in een inclusieve en multiculturele groep met verschillende Europese en niet- Europese nationaliteiten. 
• Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van bepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5 [min. 3312,07€  - max. 4964,36€ ) ]. 

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 20/7/2026 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma. 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een jobinterview met de selectiecommissie. 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf of over de selectieprocedure of het aanbod?  

Contacteer An Vranckx via An.Vranckx@vub.be of via 0497619668.  

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Externe financiering

Contract: Bepaalde duur

Hoofdeenheid: Grote onderzoeksgroep MOBI

Omvang: voltijds

Functie: Administratief deskundige

Gradengroep: 5.1

Wijze van begeven: werving