Administratief coördinator onderwijs faculteit LK

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze administratief coördinator onderwijs die graag de tanden zet in onderwijsadministratie en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als administratief coördinator onderwijs kom je terecht in het team van facultair secretariaat van de Faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie te Etterbeek. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de faculteitssecretaris en werk je nauw samen met het academisch en administratief personeel van de faculteit en met de collega's van de centrale VUB diensten.

We bieden een contract van onbepaalde duur, voltijds.

Een greep uit je takenpakket:

• Samen met een team van collega’s en onder leiding van de faculteitssecretaris sta je in voor de dagelijkse werking van het faculteitssecretariaat. Je coördineert, bewaakt de taakverdeling, continuïteit en kwaliteit van de uitvoering, signaleert knelpunten en voorstellen van verbeteringen.
• Je organiseert, coördineert en optimaliseert facultaire (administratieve) kernprocessen en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van onderwijs- en studentengegevens: deliberatie- en puntenadministratie, diploma’s en getuigschriften, vrijstellingen, aanmeldingen en registraties, masterproefadministratie, administratie inzake doctoraten, …
• Je draagt bij aan een efficiënte, kwaliteitsvolle en regelgeving‑conforme werking van de faculteitsadministratie door mee richtlijnen en procedures uit te werken.
• Je staat in voor het functioneel beheer van facultaire tools en applicaties, (zoals Sharepoint, Canvas, studentenadministratiesysteem,…) en ondersteunt bij rechtenbeheer en gebruik van administratieve systemen. Hierbij ben je ook het aanspreekpunt voor collega’s.
• Je volgt als backup mee de financiële administratie op: opvolgen van budgetten, aanleveren van rapporteringen, opvolgen bestellingen, …

Voor deze functie is je standplaats de campus Etterbeek maar in overleg met het team en je leidinggevende en met aandacht voor de dienstverlening, is telewerk gedeeltelijk mogelijk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid: je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je kan goed omgaan met mensen en je werkt graag collegiaal met anderen samen maar je kan ook zelfstandig en autonoom functioneren.
• Je bent administratief sterk: je hebt oog voor detail, werkt zeer nauwgezet en je kan discreet omgaan met confidentiële gegevens.
• Je denkt mee na en neemt een actieve rol op in de verdere ontwikkeling en optimalisatie van de werking en structuur van het faculteitssecretariaat.
• Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden om je verschillende taken te plannen, uit te voeren en op te volgen.
• Je bent klantvriendelijk, hulpvaardig, flexibel en stressbestendig: werken tegen deadlines schrikt je niet af.
• Je neemt initiatief, kan je aanpassen aan wijzigende omstandigheden en je bent bereid om steeds bij te leren.
• Je hebt een goede kennis van de courante MS Office toepassingen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en je kan vlot overweg met nieuwe programma’s en systemen.
• Je bent communicatief sterk, schriftelijk en mondeling, zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.
• Kennis van het hoger onderwijs en ervaring met onderwijs- en studentenadministratie is een troef.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5, 6 of 7.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken 
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 21 juli 23u59 via jobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma] 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een jobinterview staat gepland op 7 augustus en gaat fysiek op campus door

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Inge Van Waeyenberge via inge.van.waeyenberge@vub.be.  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be. 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Werkingsuitkeringen

Contract: Onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie

Omvang: 100%

Functie: Administratief deskundige

Gradengroep: 5-6-7

Wijze van begeven: Werving