Administratief coördinator Industrieel Onderzoeksfonds

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze administratieve kracht die graag de tanden zet in cijfers en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?  

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als Administratief Coördinator van het Industrieel Onderzoeksfonds (IOF)  kom je terecht bij VUBTechtransfer, een multidisciplinair team van 35 collega’s.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Liesbeth Bosman, het afdelingshoofd Industriëel onderzoeksfonds en werk je nauw samen met het hele team dat werkt aan de innovatieprojecten van de universiteit.

Een greep uit jouw takenpakket :

• Je staat in voor de praktische organisatie van het Industrieel Onderzoeksfonds (IOF) aan de VUB, waaronder de organisatie van de programma calls, de organisatie van de selectieraden en de teammeetings met de mandaathouders;
• Je voert de controle van de cijfergegevens in de IOF-aanvraagdossiers en IOF-rapporten en maakt overzichten en zinvolle aanbevelingen aan het celhoofd;
• Je staat de onderzoekers bij om hun aanvraagdossier correct in te dienen en bent steeds beschikbaar met raad en adviezen;
• Je organseert de jaarlijkse rapportering aan VUB en het departement Werk, Economie, Wetenschap, Innovatie en Sociale Economie (WEWIS) van de Vlaamse overheid en bent het aanspreekpunt voor de rapportering in de Flanders Innovation Research Space (FRIS) databank;
• Je hebt oog voor de optimalisatie van administratieve processen, je overlegt met de andere diensten van de VUB en je bemiddelt met interne en externe instanties waar nodig;
• Je werkt uitstekend samen met de andere medewerkers van het TechTransfer team, houdt goede contacten met de financiële dienst en andere interne diensten van de VUB;

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een master diploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt of bouwt kennis op van de indieningsmodaliteiten van de Vlaamse financieringskanalen voor toegepast onderzoek en staat in voor de samenstelling/ controle van het financiële en administratieve luik van de aanvraagdossiers.
• Je hebt een affiniteit voor cijfers, nauwkeurige rapporteringen en verzorgde overzichtelijke documenten.
• Je bent goed georganiseerd, een uitstekende communicator in het Nederlands en het Engels en zeer teamvaardig.
• Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

.Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een master diploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt of bouwt kennis op van de indieningsmodaliteiten van de Vlaamse financieringskanalen voor toegepast onderzoek en staat in voor de samenstelling/ controle van het financiële en administratieve luik van de aanvraagdossiers.
• Je hebt een affiniteit voor cijfers, nauwkeurige rapporteringen en verzorgde overzichtelijke documenten.
• Je bent goed georganiseerd, een uitstekende communicator in het Nederlands en het Engels en zeer teamvaardig.
• Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 7 (min bruto maandloon 4.268).

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken 
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  

Stel je dan kandidaat vóór 11 februari via jobs.vub.be 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. 

Stap 3: Een jobinterview.

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer liesbeth.bosman@vub.be

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer annelies.jongert@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: externe financiering

Contract: [[filter3]]

Hoofdeenheid: Directie Kennis en Technologie Transfer Interface

Omvang: 1

Functie: Administratief deskundige

Gradengroep: [[Gradengroep]]

Wijze van begeven: werving