Administratief bediende ( Administratie & Projectmanagement)

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

Ben je tweetalig Nederlands Frans? Zoek je naar een uitdagende baan waar administratie en projectmanagement centraal staan? Lees dan zeker verder. 

 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

De Brussels University Alliance (BUA) is een alliantie tussen de Vrije Universiteit Brussel en de Université Libre de Bruxelles. Deze alliantie is gericht op het ontwikkelen van synergieën tussen de twee Brusselse universiteiten en om gezamenlijk projecten op te zetten in het kader van onderwijs, onderzoek, infrastructuur en maatschappij.


Het administratieve beheer van de BUA wordt uitgevoerd door een operationeel verantwoordelijke, die wordt bijgestaan door een medewerker/ster Administratie en Projectmanagement.


Als medewerker/ster Administratie en Projectmanagement behoor je administratief tot het personeel van de VUB maar maak je volwaardig deel uit van het team van de BUA.
 
Een greep uit je takenpakket:
 

  • Planning en beheer van de vergaderingen;
  • Ondersteuning bij het verloop van de vergaderingen (notuleren, vergaderdocumenten beheren en archiveren, …) ;
  • Contacten leggen met de administratieve diensten in de beide universiteiten;
  • Boekhoudbeheer, beheer van bestellingen en onkosten, opmaken van contracten voor jobstudenten;
  • Regelmatig updaten van de website van BUA , opstellen en versturen van mailings met ons e-mailmarketing platform, …;
  • Coördinatie van projecten en
  • organisatie van evenementen in samenwerking met de operationele verantwoordelijke.

 

Voor deze functie zal ULB campus du Solbosch je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • Je hebt minstens een diploma hoger onderwijs van het korte type (bachelor of graduaat). Indien je een diploma hoger secundair onderwijs hebt en minstens 5 jaar relevante ervaring, kom je ook in aanmerking;
  • Je bent vertrouwd met courante office toepassingen (Windows, Office 365), internettoepassingen;
  • Kennis van CMS-systemen en/of e-mailmarketing platforms is een pluspunt, of je hebt er op zijn minst interesse in;
  • Enige ervaring in boekhouding strekt tot aanbeveling;
  • Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in zowel het Nederlands als het Frans. Een goede kennis van het Engels is een meerwaarde;
  • Je hebt een sterke affiniteit met Brussel en bij voorkeur ook met het hoger of universitair onderwijslandschap;
  • Je voelt je verbonden met het succes van BUA: je neemt initiatief en draagt bij aan voorstellen ter verbetering van de dienst;
  • Discreet, stressbestendig, flexibel, multitasker, klantgericht, georganiseerd, punctueel, zelfstandig en teamplayer zijn een aantal van je sterkste eigenschappen.

 

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

 

 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 4 , graad 5 of graad 6.  

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. Onze salarisschalen kan je terugvinden op onze website bij "Werken bij de VUB". 

 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

  • Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken ;
  • Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
  • Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
  • Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
  • Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques
  • Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
  • En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  


Stel je dan kandidaat vóór 24/04/2024 via jobs.vub.be

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 29 april en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland in de week van 13 mei en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Hélène Fréché, operationeel verantwoordelijke voor BUA via Helene.Freche@ulb.be
  

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Sammy-Jo Van Tendeloo via Sammyjo.Van.Tendeloo@vub.be

 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: patrimonium

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Rectorale diensten

Omvang: 1

Functie: Management assistant

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.