Academic Events Officer

Categorie:  Management & Professionals

1 - Werken bij de VUB

Heb jij een talent voor organiseren en wil je bijdragen aan boeiende onderzoeksevenementen? Dan hebben wij de perfecte uitdaging voor jou bij de Brussels School of Governance (BSoG) van de Vrije Universiteit Brussel (VUB)!

 

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.  

2 - Functiebeschrijving

Als Academic Events Officer zorg je ervoor dat onze onderzoek-gerelateerde evenementen (o.a. conferenties, workshops, seminaries) administratief en logisitiek soepel verlopen. Ook het beheren van externe aanvragen voor het huren van onze vergaderzalen of klaslokalen valt onder jouw taken. 

Je maakt deel uit van het secretariaat, een divers en internationaal team van een 20-tal collega’s.


Je werkt in deze job samen met je collega’s, jij hebt een organiserende rol.

 

Wat ga je doen?

  • Samen met je team behandel je de aanvragen die binnenkomen op de gedeelde mailbox;
  • Je houdt de budgetten en financiële planning van de events nauwkeurig bij;
  • Je regelt de locatie, intern of extern, afgestemd op de eisen van het event;
  • Je onderhoudt professionele contacten met partnerorganisaties voor de verhuur van zalen;
  • Je beheert de interne reserveringen van vergaderzalen en klaslokalen;
  • Je houdt de events planning zorgvuldig bij;
  • Je coördineert en bereidt samen met je team materiaal voor zoals programma’s, naambadges, deelnemerslijsten, flyers, posters en bewegwijzering;
  • Je bereidt de eerste communicatie en marketing van de events voor;
  • Je volgt de inschrijvingen op en past de logistiek aan waar nodig;
  • Je bestelt de catering en vraagt prijsoffertes aan;
  • Je neemt contact op met de universiteit voor huur, levering en ophaling van materiaal;
  • Je beheert de events inventaris, plaatst bestellingen en houdt toezicht op leveringen en ophalingen;
  • Je coördineert met andere teams en collega’s voor alle ondersteuning die je nodig hebt voor de uitvoering van het evenement (IT, communicatie, financiën, enz.);
  • Je zorgt voor alle andere vereisten in verband met het event, zoals terugbetalingen en het uitgeven van certificaten;
  • Je bewaakt de kwaliteit van onze events en zoekt actief naar verbeteringen via feedbackformulieren;
  • Je optimaliseert de draaiboeken voor verschillende soorten evenementen indien nodig; 

Een greep uit onze belangrijkste academische evenementen:

  • Tweejaarlijkse conferentie “European Union in International Affairs” (EUIA);
  • Policy Forum Series;
  • Publieke doctoraatsverdedigingen;
  • Lezingenreeksen

 

In deze functie zal onze campus in Etterbeek je thuisbasis worden. Occasioneel thuiswerk is mogelijk, in functie van de planning.
Dit betreft een deeltijdse functie (50%), mogelijkheden tot uitbreiding in uren is bespreekbaar.

 

Je werkt in een flexibel uurrooster (8:00-16:00 ; 9:00-17:00 ; 12:00-20:00). Een 4-tal keer per jaar werk je op zaterdag.
 

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

  • Je hebt minimaal een bachelordiploma in een richting zoals Organisatie & Management of Event & Project Management, of je hebt ruime ervaring in een vergelijkbare functie.
  • Organiseren is jouw tweede natuur. Je weet altijd de juiste prioriteiten te stellen en behoudt het overzicht, zelfs in drukke tijden. Je werkt goed samen met collega’s en hebt oog voor het grotere geheel.
  • Met jouw oog voor detail en nauwkeurige werkwijze zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt.
  • Klantgerichtheid en een oplossingsgerichte houding zijn voor jou vanzelfsprekend. Je hebt altijd een 'can-do' mentaliteit.
  • Je werkt graag samen en bent een echte teamspeler.
  • Je beheerst het Engels uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Als je ook Frans of Nederlands spreekt, is dat een mooie extra, maar geen vereiste.
  • Je hebt gevorderde kennis van Office 365 (Word, Excel, Outlook). Basiskennis van HTML, AV- en geluidssystemen is een pluspunt, maar geen must; we leren je graag wat je nog niet weet. Het is vooral belangrijk dat je snel nieuwe systemen en technologieën oppikt.
  • Kennis van en/of ervaring met de academische wereld is een voordeel, maar geen must.
  • Tot slot heb je een werkvergunning en mag je werken in België.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5 of graad  6.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. Onze salarisschalen kan je terugvinden op onze website onder "Werken bij VUB". 

 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

  • De tools om goed te kunnen werken waaronder een werklaptop, een internetvergoeding van €50 bruto per maand en een GSM met GSM abonnement;
  • Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
  • Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
  • Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
  • Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
  • Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques
  • Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
  • De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
  • En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Stel je dan kandidaat vóór 4 augustus via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma. 

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 12 augustus en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview staat gepland in de week van 22 augustus  en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). 

 

Contacteer ons! 

Vragen over de job zelf?  

Contacteer Jacintha Liem of Laura De Decker via hr_bsog@vub.be of +32 2 614 80 01

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?  

Contacteer Sammy-Jo Van Tendeloo via Sammyjo.Van.Tendeloo@vub.be

 

 

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? 

Ga dan naar jobs.vub.be  en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.   

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. 

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: buiten de werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Brussels School of Governance

Omvang: 0.5

Functie: Administratief medewerker

Gradengroep: 

Wijze van begeven: werving

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.